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Strategisches Sourcing vs. Beschaffung

Obwohl Sourcing und Beschaffung beide entscheidend f¨¹r ein ganzheitliches Ausgabenmanagement sind, muss zwischen den zwei Begriffen unterschieden werden.

Sourcing beschreibt die vorgelagerten Prozesse der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Dies umfasst das Versenden von RFPs, die Bewertung von Lieferantengeboten, die Auswahl geeigneter Anbieter, Vertragsverhandlungen und das anschlie?ende Management der Lieferantenbeziehungen, sobald ein Partner ausgew?hlt wurde.

Die Beschaffung hingegen umfasst nachgelagerte Prozesse wie das Erstellen von Bedarfsanforderungen, das Initiieren von Bestellauftr?gen und schlie?lich die Bezahlung des Anbieters f¨¹r die vereinbarten Waren oder Dienstleistungen. Sourcing und Beschaffung zusammen bilden den ¨¹bergreifenden Source-to-Pay-Prozess (S2P)?¨C also den notwendigen Ablauf, um Ihren Laptop samt Software vom Lieferanten bis zu Ihnen zu liefern.

Beispiele f¨¹r strategisches Sourcing

Sehen wir uns ein hypothetisches Beispiel an, um strategisches Sourcing in der Praxis zu erl?utern.

Nehmen wir an, F¨¹hrungskr?fte von Unternehmen A sind auf der Suche nach einer neuen Finanzmanagement-Software, die ihnen dabei hilft, ihre Prozesse zu automatisieren und detailliertere Einblicke in ihre Finanzdaten zu erhalten. Das Team f¨¹r strategisches Sourcing von Unternehmen A w¨¹rde sich zun?chst mit den wichtigen Stakeholdern?¨C in diesem Fall den Finanzf¨¹hrungskr?ften des Unternehmens?¨C zusammenschlie?en, um deren Anforderungen an die neue Software zu verstehen. Anhand dieser Anforderungen kann das Team einen RFP erstellen und an verschiedene Software-Anbieter senden.

Nachdem die Anbieter geantwortet haben, w¨¹rde das Sourcing-Team von Unternehmen A die eingegangenen Antworten bzw. Gebote vergleichen, um zu ermitteln, welcher Lieferant ihre Anforderungen im Rahmen des Budgets am besten erf¨¹llt. Sobald das Team einen Anbieter f¨¹r Finanzsoftware ausgew?hlt hat, beginnen die Vertragsverhandlungen. Dabei wird ¨¹ber Laufzeit, Zahlungsbedingungen und m?gliche Vertragserneuerungen entschieden.

Die Aufgaben des strategischen Sourcings enden jedoch nicht mit der Unterzeichnung der Vertr?ge. Das entsprechende Team ist auch ma?geblich an der Bewertung und F?rderung der Lieferanten-Performance beteiligt und sorgt daf¨¹r, dass der ausgew?hlte Anbieter seine vertraglichen Verpflichtungen einh?lt. Dies erfordert eine umfassende .

Beim Sourcing von Waren und Dienstleistungen entwickeln Teams f¨¹r strategisches Sourcing oft gemeinsam mit ihren wichtigsten Stakeholdern Bewertungskategorien wie z.?B. Compliance, Cybersicherheit und Finanzaspekte. Sie bewerten potenzielle Lieferanten anhand dieser Kategorien und w?hlen ihren bevorzugten Anbieter aus. Nach Abschluss der Partnerschaft mit dem Lieferanten f¨¹hren die Teams f¨¹r strategisches Sourcing regelm??ige Bewertungen durch, um sicherzustellen, dass der Anbieter die Anforderungen des Unternehmens weiterhin erf¨¹llt, und um eventuelle Schwachstellen in der Lieferanten-Performance zu identifizieren. Strategisches Lieferantenmanagement ist entscheidend f¨¹r Sourcing-Teams, um zu erkennen, in welchen Partnerschaften die vertraglichen Pflichten erf¨¹llt werden und in welche dies nicht der Fall ist.

Mit dem zunehmenden Wachstum von Unternehmen und angesichts neuer gesch?ftlicher Herausforderungen werden die Sourcing- und Beschaffungsorganisationen immer wichtiger.

Was macht Fachkr?fte f¨¹r strategisches Sourcing und Beschaffung effektiv?

Als Bindeglied zwischen Unternehmen und Lieferanten m¨¹ssen Teams f¨¹r strategisches Sourcing und f¨¹r Beschaffung Kooperationsexperten sein. Um ¨¹ber die Gesch?ftsanforderungen auf dem Laufenden zu bleiben, ist eine enge Abstimmung mit den Stakeholdern erforderlich, aber ebenso eine intensive partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Nur so ist gew?hrleistet, dass diese Anforderungen erf¨¹llt werden.

Effektive Sourcing- und Beschaffungsexperten m¨¹ssen in der Lage sein, auch schwierige Gespr?che souver?n zu f¨¹hren. Ob Verhandlungen mit Lieferanten, Performance-Bewertungen oder das gelegentliche Beenden von Partnerschaften ohne Mehrwert?¨C F¨¹hrungskr?fte im strategischen Sourcing und in der Beschaffung m¨¹ssen ¨¹ber die F?higkeit verf¨¹gen, gesch?ftliche Anforderungen deutlich und professionell zu kommunizieren.

Kompetenzen f¨¹r strategisches Sourcing

Erfahren Sie im Folgenden mehr zu den zentralen Skills, die Mitglieder der Sourcing- und Beschaffungsteams t?glich einsetzen, um Lieferantenpartnerschaften zu intensivieren, Kosteneinsparungen zu erh?hen und den Unternehmenserfolg voranzutreiben:

• Hohe emotionale Intelligenz (EQ): Der EQ darf nicht mit dem IQ verwechselt werden und beschreibt die F?higkeit, eigene Gef¨¹hle und die anderer Menschen wahrzunehmen und einzuordnen. Experten f¨¹r strategisches Sourcing m¨¹ssen komplexe Gespr?che f¨¹hren und souver?n mit den Emotionen anderer umgehen k?nnen. Hohe emotionale Intelligenz hilft diesen Teammitgliedern, fokussiert und zugleich einf¨¹hlsam gegen¨¹ber ihren Stakeholdern und Lieferanten aufzutreten, um die f¨¹r beide Seiten bestm?glichen L?sungen zu finden.

• Fundierte Produktkenntnisse: Effektive Sourcing- und Beschaffungsexperten sollten das Unternehmen und dessen Produkte oder Services im Detail verstehen, um die passenden Lieferanten f¨¹r die spezifischen Anforderungen zu finden. Zudem k?nnen Sourcing-Teams mit tiefgreifendem Produktwissen besser mit Lieferanten kooperieren, um Innovationen zu f?rdern und die Markteinf¨¹hrung der Produkte zu beschleunigen.

• Kreative Probleml?sung: Da diese Teams mit vielen Abteilungen zusammenarbeiten, sind sie optimal positioniert, funktions¨¹bergreifende Herausforderungen zu meistern. Dank ihrer Kenntnis der Lieferantenlandschaft k?nnen sie unternehmensweit Kontakte kn¨¹pfen und L?sungen bereitstellen, die andere Teams m?glicherweise ¨¹bersehen.

• Fokus auf Kennzahlen: F¨¹hrungskr?fte im strategischen Sourcing, die Daten und Kennzahlen priorisieren, k?nnen den allgemeinen Mehrwert des Sourcings f¨¹r das Unternehmen klar nachweisen. Diese Einblicke sind entscheidend, um Stakeholder zu ¨¹berzeugen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Vertragserneuerungen sowie -fristen proaktiv im Blick zu halten. Durch die Nutzung von Sourcing-Daten k?nnen die Teams strategische Initiativen und Ressourcenzuteilungen besser priorisieren.

• Zukunfts-Gestalter: Die besten Teams f¨¹r strategisches Sourcing basieren ihre Entscheidungen nicht nur auf aktuellen gesch?ftlichen Anforderungen, sondern antizipieren au?erdem, wie sich diese mit fortgeschrittener Skalierung des Unternehmens entwickeln werden. Sourcing- und Beschaffungsexperten, die der Gesch?ftsfunktion einen Schritt voraus sind, k?nnen ihre Unternehmen durch Partnerschaften mit strategischen Lieferanten und kluges Management der Gesamtausgaben auf Wachstumskurs halten.

Warum ist die Zusammenarbeit zwischen Sourcing- und Finanzfunktion unverzichtbar?

Als Verwalter der Unternehmensressourcen m¨¹ssen sich Finanz- und Sourcing-F¨¹hrungskr?fte eng abstimmen, um kritische Einsparziele zu erreichen, Anforderungen zur Ressourcenzuteilung einzuhalten und Wachstumsprognosen zu erf¨¹llen. F¨¹hrungskr?fte im strategischen Sourcing haben allzu oft Schwierigkeiten, bei der Unternehmensleitung?Geh?r?zu?finden. Mit dem zunehmenden Wachstum von Unternehmen und angesichts neuer Herausforderungen werden die Sourcing- und Beschaffungsfunktionen immer wichtiger..

Durch die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung k?nnen strategisches Sourcing und Beschaffung dem Unternehmen dringend ben?tigte Einblicke in die Gesamtausgaben bieten. Sie helfen, Einsparpotenziale zu identifizieren?¨C sei es durch Ausbau oder Beendigung von Lieferantenpartnerschaften?¨C und decken unkontrollierte oder ungeplante Ausgaben auf. Gemeinsam k?nnen diese Schaltzentralen des Finanzwesens detailliertere Einblicke in die Backoffice-Abl?ufe des Unternehmens gewinnen und dieses Wissen nutzen, um strategisch zu planen und sich auf die Zukunft vorzubereiten.

Eine proaktive Zusammenarbeit zwischen strategischem Sourcing und Finanzfunktion erm?glicht es Unternehmen, flexibler auf Ver?nderungen zu reagieren und gesch?ftliche Kontinuit?t zu wahren. Ihr gemeinsames Wissen ¨¹ber anstehende Projekte und laufende Vertragsverpflichtungen hilft, Unternehmensbudgets in Balance zu bringen und das Gesch?ftsergebnis zu optimieren. Teams f¨¹r strategisches Sourcing, die effektiv mit Kollegen aus dem Finanzbereich zusammenarbeiten, erh?hen ihre Sichtbarkeit im F¨¹hrungsteam und verschaffen sich Geh?r bei der Unternehmensleitung.

Sind digitale Technologien f¨¹r strategisches Sourcing entscheidend?

Die Herausforderungen im strategischen Sourcing sind nicht zu untersch?tzen, dennoch arbeiten viele Teams nach wie vor weitgehend manuell mit E-Mails und Spreadsheets. Selbst gro?e Unternehmen wickeln ihre Sourcing-Aktivit?ten noch mit einer unflexiblen Kombination aus Legacy-Systemen, Spreadsheets, E-Mails und manuellen Prozessen ab. Veraltete und hochgradig komplexe Workflows blockieren die Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern und erschweren die Messung von Performance-Kennzahlen.

Die Pandemie hat den Bedarf an L?sungen f¨¹r strategisches Sourcing noch verst?rkt. In Zusammenarbeit mit Harvard Business Review Analytic Services gaben 92 % der Befragten an, dass ihre Sourcing-Technologie beim Wechsel zur Remote-Arbeit nicht zufriedenstellend funktioniert hat. Viele Unternehmen sahen sich pl?tzlich damit konfrontiert, unterbrochene Lieferketten zu stabilisieren, ihren Mitarbeitenden effektives Arbeiten im Homeoffice zu erm?glichen und vertragliche Verpflichtungen zu erf¨¹llen?¨C oft ohne ausreichende Einblicke in ihre Sourcing-Daten.

Digitale Sourcing-Technologien werden f¨¹r den Unternehmenserfolg zunehmend unverzichtbar, da immer mehr Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen.

Ohne digitalisierten Sourcing-Prozess verschenken Unternehmen m?glicherweise betr?chtliche Summen. Technologie kann den Teams f¨¹r strategisches Sourcing detailliertere Einblicke in ihre Lieferantenbeziehungen verschaffen und sie dabei unterst¨¹tzen, h?here Einsparungen zu erzielen.

Je komplexer die Lieferketten werden, desto wichtiger ist es f¨¹r Verantwortliche im strategischen Sourcing, einen genauen Blick auf ihre Tier-1- und Tier-2-Lieferanten?¨C also die Lieferanten ihrer Lieferanten?¨C und sogar dar¨¹ber hinaus zu werfen. Nur so l?sst sich nachvollziehen, wie Ressourcen eingesetzt werden, und sicherstellen, dass die gesamte Wertsch?pfungskette den Unternehmensrichtlinien und regionalen Vorschriften entspricht. Digitale Technologien k?nnen Teams zudem dabei helfen, Einsparungen einfach zu verfolgen, Projekte zu ¨¹berwachen und Beschaffungszykluszeiten zu reduzieren.

Mit zunehmendem Gesch?ftstempo m¨¹ssen Unternehmen ihre Teams f¨¹r das strategische Sourcing angemessen unterst¨¹tzen, damit sie nicht nur mit einem ver?nderten Umfeld Schritt halten, sondern Bedarf erkennen, bevor er entsteht. Unternehmen m¨¹ssen sich dar¨¹ber im Klaren sein, dass Sourcing und Beschaffung in Bezug auf Technologieinvestitionen nicht mehr ignoriert werden k?nnen. Durch die Ausstattung dieser Teams mit digitalen Technologien k?nnen Unternehmen die Gesch?ftskontinuit?t verwalten und sich flexibel an wechselnde Marktbedingungen anpassen.

Vorteile von strategischem Sourcing

Unterst¨¹tzt durch intuitive L?sungen k?nnen Teams f¨¹r strategisches Sourcing ihren direkten Einfluss auf das Gesch?ftsergebnis besser nachweisen und ihre Rolle im Unternehmen weiter ausbauen. L?sungen f¨¹r strategisches Sourcing sorgen nicht nur f¨¹r mehr Sichtbarkeit im F¨¹hrungsteam, sondern k?nnen bieten:

• H?here Effizienz und Kosteneinsparungen. Jede Einsparung durch Sourcing und Beschaffung wirkt sich direkt auf das Gesch?ftsergebnis aus. Einsparungen bedeuten nicht nur harte Verhandlungen?¨C sie entstehen auch durch Effizienzsteigerungen dank proaktivem Austausch mit Stakeholdern und Lieferanten. Automatisierung beim Sourcing erh?ht die Teameffizienz durch die Entlastung von manuellen Aufgaben wie Datenmigration und -reporting zugunsten strategischer Aktivit?ten.

• L¨¹ckenlose Transparenz. Plattformen f¨¹r strategisches Sourcing fungieren als zentrale Anlaufstelle f¨¹r Planung, Initiierung und Abschluss von Sourcing-Ereignissen bei gleichzeitiger ?berwachung der Lieferanten-Performance. Mit allen Daten in einer zentralen L?sung verfolgen Unternehmen das Sourcing von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss. Statt falsch abgelegter Vertr?ge und Lieferanten-?berschneidungen gibt es einen nahtlosen, kollaborativen Prozess, der f¨¹r alle Beteiligten vollst?ndig einsehbar ist. Dies f?rdert die Compliance und vergr??ert Kosteneinsparungen.

• Bessere Ergebnisse. Sourcing- und Beschaffungsexperten liefern detaillierte Markteinblicke und bringen ihr Fachwissen in die Verhandlung und Verwaltung von Unternehmensanforderungen und Lieferantenvereinbarungen ein. Teams, die eine L?sung f¨¹r strategisches Sourcing nutzen, k?nnen durchg?ngig g¨¹nstigere Zahlungsbedingungen aushandeln, die nicht nur das Unternehmensergebnis steigern, sondern auch zu operativen Verbesserungen beitragen. Zum Beispiel k?nnen sie mit Lieferanten vereinbaren, Waren just-in-time zu liefern und den Bestand am Standort des Lieferanten zu lagern. Mit einem umfassenden ?berblick ¨¹ber die Lieferantenbeziehungen in allen Gesch?ftsbereichen k?nnen Sourcing- und Beschaffungsteams Verbindungen in verschiedenen Unternehmensbereichen schaffen und so bessere Ergebnisse erzielen.

• Schnellere Markteinf¨¹hrungszeiten f¨¹r Produkte. Sourcing- und Beschaffungsteams erhalten detaillierte Einblicke in gesch?ftliche Anforderungen und die Lieferantenbasis. So k?nnen sie nach innovativen Wegen suchen, Herausforderungen des Unternehmens zu meistern. Diese Kreativit?t kann vor allem in schnell wachsenden Organisationen wichtig sein, die flexibel reagieren und kreative L?sungen finden m¨¹ssen, um mit den Anforderungen des expandierenden Unternehmens Schritt zu halten.

• Minimierung von Lieferantenrisiken. Sourcing- und Beschaffungsteams steigern den unternehmensweiten Mehrwert durch Echtzeit-Einblicke in Lieferantenrisiken. Mit der M?glichkeit, ihre Tier-1-, Tier-2- und weitere Lieferanten genau unter die Lupe zu nehmen, stellen Sourcing-Organisationen die Einhaltung lokaler und regionaler Gesetze sicher, wie z.?B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), oder .