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Crown Commercial Service (CCS) arbeitete mit getrennten Finanz- und HR-Systemen, die nicht nur veraltet und ineffizient, sondern auch im Funktionsumfang begrenzt und schwer zu verwalten waren. Die Finanz- und HR-Teams bei CCS ben?tigten jeden Monat bis zu drei Tage allein f¨¹r den Datenabgleich zwischen den verschiedenen Systemen.

F¨¹r die Vorlage der Abschlusszahlen war ein hoher manueller Aufwand erforderlich. Die Erstellung von Headcounts und Budgets war eine zeitraubende Angelegenheit, und Spesenabrechnungen sowie Urlaubsantr?ge wurden manuell auf Papier eingereicht.

Eine einzige L?sung f¨¹r Finanzen und HR

Mit der neuen Software wollte CCS mehr erreichen, als nur veraltete Anwendungen zu ersetzen. Geplant war eine Transformation der Finanz- und HR-Funktionen durch eine moderne, kollaborative L?sung, die eine einheitliche Version der Daten bereitstellt.

Damit h?tten F¨¹hrungskr?fte sowie Finanz- und HR-Experten Zugriff auf pr?zise Informationen f¨¹r die gesch?ftliche Planung und Entscheidungsfindung.

Die Benutzerfreundlichkeit und Funktionsbandbreite unserer L?sungen waren f¨¹r CCS ebenfalls ausschlaggebende Faktoren. CCS wollte seine Finanz- und HR-Anwendungen durch eine SaaS-L?sung (Software-as-a-Service) ersetzen, die leichter zu verwalten ist und bei neuen Benutzeranforderungen entsprechend erweitert werden kann.

Mehrwert durch mehr Eigenst?ndigkeit f¨¹r Mitarbeiter

Wir haben CCS dabei unterst¨¹tzt, die Arbeitsweise seiner Finanz- und HR-Spezialisten zu transformieren. Prozesse auf Papierbasis wurden durch Selfservice-Anwendungen zur Erfassung von Abwesenheiten und f¨¹r Spesenabrechnungen ersetzt.

Bei der Implementierung von mini´«Ã½ wurden die Finanz- und HR-Prozesse von CCS gepr¨¹ft und optimiert. Als Erg?nzung zu den Standardberichten in der L?sung wurden neue benutzerdefinierte Berichte und Dashboards entwickelt. Mittlerweile k?nnen sich die Finanz- und HR-Teams Projekten widmen, die von strategischem Nutzen sind, anstatt Transaktionen zu verwalten und Daten abzugleichen.

?Selfservice war ein wichtiger Bestandteil unserer ?nderungsvorgaben¡°, erl?utert John Seery, Delivery Manager bei CCS. ?Jetzt sind unsere Bereichsleiter f¨¹r die Erfassung von Abwesenheiten im Krankheitsfall und die Genehmigung von Spesen zust?ndig. All das wurde durch die Implementierung von mini´«Ã½ gef?rdert.¡°

Eine einheitliche Datenbasis

Durch die ?Single Source of Truth¡° f¨¹r Manager und F¨¹hrungsteam konnte CCS die Qualit?t der Entscheidungsfindung verbessern. Finanz- und HR-Experten m¨¹ssen keine Zeit mehr f¨¹r das Abgleichen von Daten aufwenden. Fehler k?nnen innerhalb der L?sung er?rtert und behoben werden.

Berichte, in denen Kostenstellen-Managern relevante Budgetinformationen in Echtzeit pr?sentiert werden, sparen enorm viel Zeit. Im Schnitt ben?tigten Business Partner im Finanzbereich drei Tage pro Monat f¨¹r das Erstellen von Informationspaketen f¨¹r Kostenstellen-Manager, die jetzt Live-Berichte online einsehen k?nnen. Das entspricht einer Zeitersparnis von 216?Tagen pro Jahr bei sechs Business Partnern in der Finanzabteilung.

Seery zufolge ist die Berechnung der Jahresabschlussberichte f¨¹r Performance und Boni ebenfalls wesentlich einfacher. ?Wir k?nnen die Namen der Mitarbeiter einfach in eine 9-Box-Matrix ziehen und dann die Performance einzelner Mitarbeiter oder Gruppen vergleichen.¡°

Die Zukunft im Visier

CCS steht gerade erst am Anfang, was die optimale Nutzung der Funktionen von mini´«Ã½ angeht. Doch schon jetzt wurde ein neuer Hub f¨¹r Onboarding und Learning gestartet, der Online-Kurse zum Mitarbeiter-Wellbeing, zu Cybersicherheit und unternehmerischen Kompetenzen anbietet.

Au?erdem ist geplant, das Recruiting k¨¹nftig mit mini´«Ã½ zu managen. CCS hat in Zusammenarbeit mit unserem zertifizierten Software- und Servicepartner Kainos die von der Civil Service Commission vorgeschriebene Anonymisierung von Bewerberdaten umgesetzt.

Weitere spannende Erg?nzungen sind die Einf¨¹hrung von mini´«Ã½ Assistant, ein durch Sprachbefehle gesteuerter Chatbot.