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Was ist Cloud-basierte HR Software?

Cloud-basierte HR Software stellt ¨¹ber sichere Internetservices ultimative Personalmanagementl?sungen bereit. Im Gegensatz zu herk?mmlichen Systemen, die auf den Servern des Unternehmens laufen, wird eine cloudbasierte HR-Softwareplattform auf der Infrastruktur des Anbieters ausgef¨¹hrt. Unternehmen erhalten damit die Flexibilit?t, standortunabh?ngig auf Services zuzugreifen.

Diese auch als SaaS-HR-Software bezeichneten L?sungen decken alle Prozesse von der Einstellung bis zur Rente auf einer einzigen Plattform ab. Ein cloudbasiertes HR-System integriert zentrale Funktionen wie:

• Entgeltverarbeitung und steuerliche Compliance

• Verwaltung von Mitarbeiterzusatzleistungen

• Zeit- und Anwesenheitserfassung

• Performance-Management

• Talentakquise und Onboarding

• Personalplanung und -analyse

Cloudbasierte Technologie verbindet diese Funktionen durch gemeinsam genutzte Daten und Workflows. Beispielsweise werden die Daten eines neuen Mitarbeitenden nur einmal in das System eingegeben, flie?en aber automatisch durch die verschiedenen Module. Auf diese Weise werden redundante Dateneingaben vermieden und Fehler reduziert.

Die Evolution cloudbasierter HR-Systeme

Noch vor wenigen Jahrzehnten verwalteten HR-Fachkr?fte Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Einstellungsprozesse ausschlie?lich auf Papier und manuell. Mit dem Einzug von Computern konnten Unternehmen ihre veralteten Abl?ufe in digitale Workflows ¨¹berf¨¹hren. On-Premise-Computer-Netzwerke und Softwarepakete erforderten jedoch alle paar Jahre umfangreichen IT-Support und kostspielige Upgrades.

Anfang der 2000er-Jahre kamen die ersten webbasierten HR-Tools auf den Markt, denen es jedoch an Integrationsm?glichkeiten und mobilem Zugriff mangelte. Der Durchbruch des Cloud Computing in HR-Management-Software begann um 2010 ¨C getrieben durch zunehmend verteilte Belegschaften und wachsende Erwartungen der Anwender an eine intuitive Bedienung.

Im Jahr 2020 wurde cloudbasierte HR-Technologie durch die Zunahme der Remote-Arbeit unverzichtbar. Unternehmen erkannten, dass sie mit veralteten On-Premise-Systemen, die VPN-Zugang und physische Rechner voraussetzten, weder globale Talentpools effektiv managen noch eine nahtlose Mitarbeitererfahrung bieten konnten.

Cloud-HR vs. traditionelle HR-Systeme

Ob cloudbasiert oder On-Premise: Die Wahl Ihres HR-Systems bestimmt Ihren Ansatz f¨¹r das Talentmanagement. Herk?mmliche Systeme speichern Daten und Anwendungen auf firmeneigenen, durch Firewalls gesch¨¹tzten Servern, w?hrend eine cloudbasierte HR-Plattform Services ¨¹ber sichere, verschl¨¹sselte Internetverbindungen f¨¹r standortunabh?ngigen Zugriff bereitstellt.

Der Wechsel in die Cloud ist auch eine strategische Entscheidung. On-Premise-Systeme erfordern hohe Anfangsinvestitionen und kontinuierliche Wartung. Sie funktionieren am besten in stabilen Umgebungen, die keine schnellen ?nderungen erfordern. Cloudbasierte HR-Tools hingegen punkten durch Flexibilit?t und unterst¨¹tzen Unternehmen, die sich schnell an Marktschwankungen und Ver?nderungen in der Belegschaft anpassen m¨¹ssen.

Hier ein Vergleich:

Die Vorteile Cloud-basierter HR-Software

Der Studie von PwC zufolge konnten 74?% der leistungsst?rksten Unternehmen ihre Rentabilit?t durch den Umstieg auf Cloud-Services steigern. Zus?tzlich berichteten 72?% nach der Investition in diese Tools ¨¹ber eine h?here Produktivit?t und 69?% ¨¹ber k¨¹rzere Markteinf¨¹hrungszeiten sowie ein besseres Kundenerlebnis.

Hier nun einige Vorteile Cloud-basierter HR-Systeme.

Schnelleres Onboarding und eine nahtlose Mitarbeitererfahrung

Mitarbeitende erwarten heute Technologie mit einer einfachen Bedienung. Cloudbasierte HR-L?sungen bieten intuitive mobile Oberfl?chen f¨¹r die ?bermittlung von Urlaubsantr?gen, den Zugriff auf Abrechnungsinformationen oder das Erledigen von Onboarding-Aufgaben. Neu eingestellte Mitarbeitende k?nnen Unterlagen schon vor ihrem Startdatum ausf¨¹llen, w?hrend Manager den Fortschritt jederzeit verfolgen k?nnen.

Ein Beispiel: Kunden, die das Interview-Planungstool zusammen mit mini´«Ã½ einsetzen, senken den manuellen Aufwand f¨¹r Terminplanungen um 30?% und besetzen Stellen um 50?% schneller.

Kontinuierliche Innovation

W?hrend traditionelle HR-Systeme oft jahrelang unver?ndert bleiben, bieten Cloud-Plattformen Unternehmen regelm??ig neue Funktionen?¨C ohne langwierige Implementierungsprojekte. Ihr Team profitiert dabei von Technologien wie KI-gest¨¹tzten Analysen und Machine?Learning, die Risiken bei der Mitarbeiterbindung oder Optimierungspotenzial in Recruiting-Pipelines fr¨¹h aufzeigen.

Als mini´«Ã½-Kunde sind alle in Ihrem Abonnement enthalten und werden sofort bereitgestellt. mini´«Ã½ bietet w?chentliche Service-Updates und halbj?hrlich gr??ere Feature-Updates.

Kosteneffizienz

Cloud-basierte HR-Software bietet leistungsstarke Funktionen ohne Vorlaufkosten. Durch Abonnementmodelle werden Gro?ausgaben zu planbaren Betriebskosten. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und erhalten stets Zugang zu den neuesten Features und Compliance-Standards.

Laut PwC konnten ihre Kosten durch Investitionen in cloudbasierte Plattformen senken.

Automatisierung der globalen Compliance

Cloud-basierte HR-Software ber¨¹cksichtigt durch regelm??ige Updates automatisch sich ?ndernde Steuerregeln, Datenschutzvorschriften und Reportinganforderungen und erspart HR-Teams die manuelle Recherche und Aktualisierung von Workflows. Dadurch werden Compliance-Risiken drastisch reduziert und eine schnelle Expansion in neue M?rkte erm?glicht, ohne dass f¨¹r jedes Land eine eigene L?sung entwickelt werden muss.

Das globale Unternehmen Cognizant nutzt die Cloud-basierte HR-Software von mini´«Ã½, um seine Entgeltverarbeitung und Compliance-Prozesse in Bezug auf das Personal zu optimieren. Mit mini´«Ã½ verk¨¹rzte das Unternehmen die Verarbeitungszeit der Entgeltabrechnung von neun auf zwei?Tage und gew?hrleistet gleichzeitig die Einhaltung aller l?nderspezifischen Vorschriften. ?Mit der speziell f¨¹r Australien entwickelten Software?¨C einschlie?lich Single Touch?Payroll (STP)?¨C stellt mini´«Ã½ sicher, dass unsere Entgeltabrechnung auf Anhieb korrekt ist¡°, erkl?rt Mitch?Collins, Consulting?Director bei mini´«Ã½.

Echtzeit-Einblicke f¨¹r bessere Entscheidungen

Ein Cloud-basiertes HR-Management-System bietet mit individuell anpassbaren Dashboards und Selfservice-Analysen Echtzeit-Einblicke in Personalkennzahlen?¨C statt sie erst zu liefern, wenn Sie sie konkret ben?tigen, wie es bei vielen HR-Legacy-Systemen der Fall ist. So k?nnen F¨¹hrungskr?fte Fluktuationtrends, Verg¨¹tungs-Benchmarks oder Kenntnisl¨¹cken sofort erkennen und datengest¨¹tzte Entscheidungen treffen, die die Unternehmens-Performance verbessern.

Mit Unterst¨¹tzung von mini´«Ã½ gelang es DATEV, historische Daten in die neue cloudbasierte mini´«Ã½-L?sung einzubinden, um mit mini´«Ã½ Prism Analytics ein aktuelles Reporting zu realisieren. ?Wir generieren einen Bericht in mini´«Ã½, laden die Daten in mini´«Ã½ Prism Analytics und kombinieren sie dann mit Daten aus dem externen System. Anschlie?end werden die Daten zusammengef¨¹hrt und integriert, und fertig ist der Bericht", erkl?rt Michael Goller, Technical Architect f¨¹r mini´«Ã½ bei DATEV.

H?ufige H¨¹rden bei der Einf¨¹hrung Cloud-basierter HR-L?sungen

Die Implementierung Cloud-basierter HR- und Entgeltabrechnungssoftware verl?uft selten ohne Hindernisse. Ein gutes Verst?ndnis der typischen H¨¹rden verschafft Ihrem Team die n?tigen Einblicke, um Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln und realistische Erwartungen zu setzen.

Komplexit?t der Datenmigration

Technische H¨¹rden k?nnen die ?bertragung der in vielen Jahren angesammelten Mitarbeiterdatens?tze, historischen Daten und benutzerdefinierten Konfigurationen aus veralteten Systemen erschweren. Oft zeigen sich w?hrend der Migrationsplanung auch Probleme mit der Datenqualit?t. Ein erfolgreicher Umstieg erfordert eine gr¨¹ndliche Bewertung und Bereinigung der Daten, gefolgt von einer schrittweisen Migration?¨C statt des Versuchs, alle Daten auf einmal zu ¨¹bertragen.

Widerstand gegen Change-Management

Selbst die benutzerfreundlichsten cloudbasierten HR-Plattformen erfordern von Mitarbeitern und Managern, dass sie sich in neue Oberfl?chen und Workflows einarbeiten. Ohne transparente Kommunikation und geeignetes Training reagiert das Team m?glicherweise ablehnend auf die Ver?nderung. F¨¹hrende Unternehmen setzen hier auf einen anderen Weg: Sie binden Endanwender schon fr¨¹h in den Design-Prozess ein und bestimmen Verantwortliche aus den Fachabteilungen, die ihre Kollegen w?hrend des Umstiegs unterst¨¹tzen k?nnen.

Integration mit vorhandenen Systemen

Die meisten Unternehmen m¨¹ssen ihre cloudbasierte HR-Software nahtlos mit Entgeltabrechnungsanbietern, Learning-Plattformen, Zusatzleistungssystemen und Finanzanwendungen verkn¨¹pfen. Jede zus?tzliche Integration erh?ht jedoch die Komplexit?t und potenziellen Fehlerquellen. Unternehmen, die eine Bestandsaufnahme ihrer Systeme durchf¨¹hren und eine Roadmap f¨¹r die Integration entwickeln, k?nnen ihre unmittelbaren Anforderungen mit den langfristigen Architekturzielen in Einklang bringen.

Sicherheits- und Compliance-Bedenken

Gerade in stark regulierten Branchen sorgen sich Stakeholder h?ufig ¨¹ber Cybersicherheitsrisiken bei der Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten in Cloud-Umgebungen. Jedoch verf¨¹gen Cloud-Anbieter oft ¨¹ber robustere Sicherheitsma?nahmen als interne IT-Teams. Diese Bedenken lassen sich ausr?umen, wenn Unternehmen vor der Auswahl einer Software-Suite die Sicherheitsprozesse der Anbieter sowie die Vereinbarungen zur Speicherung von Daten pr¨¹fen.

So implementieren Sie eine cloudbasierte HR-L?sung

Sorgf?ltige Planung und klare Verantwortlichkeiten sind die Basis f¨¹r eine erfolgreiche Einf¨¹hrung von cloudbasierter HR. Im Folgenden finden Sie eine Roadmap, die Sie Schritt f¨¹r Schritt auf dem Weg von Altsystemen zu einer Cloud-basierten HR Software begleitet.

1. Definieren Sie Ihre Strategie und Vision.

Bestimmen Sie, was Erfolg f¨¹r Ihr Unternehmen bedeutet. Diese Vision ist Ihr Leitfaden f¨¹r die gesamte Implementierung.

• Ermitteln Sie die spezifischen Probleme, die Ihr aktuelles System verursacht, und priorisieren Sie die Funktionen, die Sie unbedingt ben?tigen.
• Definieren Sie messbare Ziele, die zu den gew¨¹nschten Ergebnissen f¨¹hren, wie z.?B. eine Verk¨¹rzung der Zeit bis zur Einstellung um 30?% oder eine Halbierung des Verwaltungsaufwands in der Personalabteilung.

2. W?hlen Sie den richtigen Partner und die richtige Plattform.

Bewerten Sie die Anbieter anhand dem, was Ihre Strategie erfordert. Features sind hilfreich, doch sollten Sie au?erdem ermitteln, wie eine Plattform auf einer tieferen Ebene f¨¹r Ihr Unternehmen funktioniert.

• Fordern Sie Demonstrationen unter Verwendung Ihrer realen Szenarien an.
• Pr¨¹fen Sie Referenzen von Unternehmen ?hnlicher Gr??e in Ihrer Branche.
• Erw?gen Sie Unterst¨¹tzung bei der Implementierung sowie kontinuierliche Service-Modelle und ber¨¹cksichtigen Sie, wie sich die Plattform in den n?chsten drei bis f¨¹nf Jahren mit Ihrem Unternehmen entwickeln wird.

3. Planen Sie Ihren Ansatz f¨¹r die Datenmigration.

F¨¹hren Sie ein gr¨¹ndliches Datenaudit durch und ermitteln Sie, was migriert, korrigiert, archiviert oder vernachl?ssigt werden soll.

• Legen Sie Datentransformationsregeln fest, standardisieren Sie Feldformate und entscheiden Sie, wie mit unvollst?ndigen Datens?tzen umgegangen wird.
• Erstellen Sie eine Validierungsstrategie zur Verifizierung der Datenintegrit?t nach der Migration.
• Planen Sie den parallelen Betrieb von Systemen w?hrend kritischer ?bergangsphasen ein, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

4. F?rdern Sie Change-Management und Akzeptanz.

Entwickeln Sie rollenspezifisches Training, das sich auf die t?glichen Aufgaben jeder Rolle konzentriert, damit sich Mitarbeitende im neuen System sicher f¨¹hlen.

• Schaffen Sie ein Netzwerk von Superusern in allen Abteilungen, die Peer-Support leisten k?nnen.
• Nutzen Sie mehrere Kommunikationskan?le, um vor dem Launch Aufmerksamkeit zu schaffen.
• Planen Sie Feiern f¨¹r wichtige Meilensteine, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und schnelle Erfolge hervorzuheben.

5. Messen Sie den Erfolg und optimieren Sie kontinuierlich.

Entscheiden Sie, welche Kennzahlen die wertvollsten Erkenntnisse f¨¹r Ihr Unternehmen liefern, um die Auswirkungen des neuen cloudbasierten HR-Systems zu bewerten.

• ?berwachen Sie Systemakzeptanzraten, Helpdesk-Tickets und wichtige Prozessverbesserungen.
• Planen Sie regelm??ige Optimierungsanalysen, um Verbesserungsm?glichkeiten zu identifizieren.
• Dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse, um sie auf zuk¨¹nftige Technologieinitiativen in Ihrem Unternehmen anzuwenden.

Wie mini´«Ã½ die Transformation cloudbasierter HR unterst¨¹tzt

mini´«Ã½ bietet eine echte End-to-End-L?sung f¨¹r cloudbasierte HR, die speziell f¨¹r die dynamischen Herausforderungen des modernen Personalmanagements entwickelt wurde. Im Gegensatz zu fragmentierten Systemen mit komplexen Integrationen verbindet die einheitliche mini´«Ã½-Plattform alle Mitarbeiterdaten in einer intelligenten, integrierten L?sung.

Zentrale mini´«Ã½-Funktionen:

• Personalisierte Mitarbeitererfahrungen mit interaktiven Assistenten
• Konfigurierbare Workflows, die sich ohne kostspielige Anpassungen kundenspezifisch gestalten lassen
• Kontinuierliche Innovation durch halbj?hrliche automatische Updates
• KI-gest¨¹tzte Talentanalysen und Nachfolgeplanung
• Globale Compliance-Frameworks f¨¹r 240 L?nder
• Selfservice-Reporting ohne IT-Abh?ngigkeit
• F¨¹r den mobilen Einsatz optimiertes Design f¨¹r standortunabh?ngiges Personalmanagement
• Nahtlose Integration mit Finanzsystemen f¨¹r umfassende Transparenz im Unternehmen

mini´«Ã½ beseitigt fragmentierte Daten und automatisiert Routineaufgaben, damit HR-Teams mehr Zeit f¨¹r strategische Initiativen haben und Unternehmen die n?tige Agilit?t gewinnen, um auf wechselnde gesch?ftliche Anforderungen zu reagieren.

Entdecken Sie HR-Ressourcen zur Unterst¨¹tzung Ihrer Journey

Statische HR-Systeme k?nnen mit der zunehmenden Komplexit?t der Belegschaft und den Erwartungen von Talenten nicht Schritt halten. ist jetzt m?glicherweise der richtige Zeitpunkt f¨¹r den Wechsel in die Cloud. mini´«Ã½ bietet eine solide Basis f¨¹r kontinuierliche Innovation und die Flexibilit?t, sich an Ihr wachsendes Unternehmen anzupassen?¨C damit Sie optimal auf zuk¨¹nftige Herausforderungen vorbereitet sind.