Jakie s? ukryte koszty utrzymania starszych system¨®w w?FP&A?
Zespo?y planowania i?analizy finansowa (FP&A) przez d?ugi czas korzysta?y ze starszych system¨®w. Jednak wraz ze wzrostem koszt¨®w zwi?zanych z?ich konserwacj? lub s?ab? wydajno?ci? coraz wi?cej lider¨®w dzia?¨®w finans¨®w i?IT zaczyna kwestionowa? t? sytuacj?.
Dowiedz si? wi?cej o?starszych systemach FP&A
Organizacje polegaj?ce na systemach zapewniaj?cych ograniczone, nieaktualne dane, kt¨®re nieuchronnie powoduj? przestoje konserwacyjne, powinny zastanowi? si?, dlaczego wci?? z nich korzystaj?. Niepor?czne, przestarza?e systemy wi??? si? z?wieloma kosztami, ale wiele organizacji i?dzia?¨®w, w?tym planowania i?analizy finansowej (FP&A) wci?? ich u?ywa.
Dlaczego? Bezw?adno?? i?przyzwyczajenie z?pewno?ci? nie s? tu bez znaczenia. Jednak liderzy dzia?¨®w finansowych i?IT coraz cz??ciej zdaj? sobie spraw?, ?e trzymanie si? ma?o odpornych i?przestarza?ych system¨®w wi??e si? z?powa?nymi kosztami. Mowa tu nie tylko o?pieni?dzach i?czasie poch?anianymi przez konserwacj? i?uaktualnianie system¨®w, ale tak?e o?ryzyku finansowym, kt¨®re wi??e si? z?przestarza?ymi protoko?ami bezpiecze¨½stwa i?niedok?adnymi raportami.
D?ug technologiczny, w?tym czas wymagany na obs?ug? r¨®?nych starszych system¨®w, by? nawet jednym z?wyzwa¨½ najcz??ciej wymienianych przez prezes¨®w w?ramach ankiety na temat g?¨®wnych przeszk¨®d w?uzyskiwaniu warto?ci z?funkcji IT.
Starsze systemy zu?ywaj? nie tylko czas i?bud?et. Mog? r¨®wnie? stanowi? kosztown? przeszkod? w?d??eniu do innowacyjno?ci i?zwinno?ci.
organizacji nadal tworzy bud?ety i?prognozy g?¨®wnie w?arkuszach kalkulacyjnych.
Przestarza?e systemy nie s? w?stanie zapewni? automatyzacji ani analiz, kt¨®rych potrzebuj? przedsi?biorstwa. Wiele starszych aplikacji trudno zintegrowa? z?takimi technologiami jak analityka i?urz?dzenia przeno?ne.
Prawie 60% dyrektor¨®w ds. technologii w?sektorze us?ug finansowych bior?cych udzia? w?badaniu firmy stwierdzi?o, ?e u?ywane przez nich starsze technologie s? zbyt kosztowne i?nie nadaj? si? do nowoczesnych zastosowa¨½. W osobnym badaniu firmy 57% lider¨®w firm przyzna?o natomiast, ?e brak zwinno?ci to problem zwi?zany ze starszymi systemami.
Koszty utrzymania ma?o odpornych, przestarza?ych system¨®w s? zbyt powa?ne, aby mog?y je zignorowa? zespo?y FP&A pragn?ce dostarcza? informacje i?analizy umo?liwiaj?ce podejmowanie decyzji, kt¨®rych coraz cz??ciej oczekuj? dyrektorzy finansowi i?inni cz?onkowie zarz?du.
Zrozumienie system¨®w starego typu w?obszarze FP&A
Wiele starszych system¨®w, z?kt¨®rych korzystaj? zespo?y FP&A, powsta?o dekady temu. Nie zaprojektowano ich z?my?l? o?ilo?ci i?dok?adno?ci danych, kt¨®re przetwarzaj? wsp¨®?czesne zespo?y, ani o?dok?adno?ci analiz, kt¨®rych wymaga ich praca. Dzia?y finansowe cz?sto u?ywaj? jednorazowych aplikacji i?oddzielnych narz?dzi do analizy, aby obej?? ograniczenia starych system¨®w. Tworzy to niestabiln? mozaik? oddzielnych i?rozproszonych danych. Korzystanie z?nich mo?e wymaga? du?o czasu i?wysi?ku.
Chocia? arkusze kalkulacyjne s? powszechnie u?ywane przez specjalist¨®w ds. finans¨®w do porz?dkowania danych, we wsp¨®?czesnym skomplikowanym ?rodowisku finansowym mog? one nie wystarczy? do zapewnienia klarowno?ci informacji. W rzeczywisto?ci organizacji nadal tworzy bud?ety i?prognozy g?¨®wnie w?arkuszach kalkulacyjnych. Ten procent nie uleg? zmianie od 2014?r. Jednak statyczne arkusze kalkulacyjne nios? ze sob? zagro?enia. Utrudniaj? wsp¨®?prac? w?czasie rzeczywistym i?zwi?kszaj? ryzyko u?ycia przestarza?ych lub ma?o elastycznych danych.
Starsze systemy s? bardziej podatne na problemy z?bezpiecze¨½stwem i?nios? ze sob? koszty zwi?zane ze zgodno?ci?.
Dyrektorzy ds. finansowych zajmuj? teraz bardziej strategiczne stanowisko w?wielu firmach, a?wskutek tego rosn? oczekiwania wobec dzia?¨®w FP&A. Najcz??ciej tradycyjne systemy FP&A powoduj? raczej przestoje i?tworz? bariery, a?nie s?u?? jako strategiczne narz?dzia wspomagaj?ce.
Dlaczego firmy nadal korzystaj? ze starszych system¨®w
Starsze systemy przetrwa?y z?r¨®?nych, cz?sto zrozumia?ych przyczyn. S? znane, wygodne i?mocno zakorzenione, a?firmy dostosowa?y do nich swoje procesy pracy. Ta znajomo?? i?przyzwyczajenia mog? sprawi?, ?e zmiana wydaje si? niemo?liwa lub niepotrzebna.
Firmy obawiaj? si? r¨®wnie? koszt¨®w i z?o?ono?ci przej?cia na nowe systemy. Strach przed nieznanym przeszkadza jednak firmom w?rozwoju, uzyskiwaniu informacji i?zwi?kszaniu zwinno?ci.
Prawdziwy koszt utrzymania starszych system¨®w
Starsze systemy cz?sto wi??? si? z?kosztami ekonomicznymi i?operacyjnymi, kt¨®re rosn? z?czasem. Cz??ciowo powoduje to popyt i?poda?. Gdy na rynek wchodz? nowe rozwi?zania, coraz trudniej znale?? umiej?tno?ci wymagane do obs?ugi starych system¨®w, co mno?y inwestowane w?nie czas i?pieni?dze. Wed?ug dzia?y IT przeznaczaj? ju? ponad 55% swoich bud?et¨®w technologicznych na utrzymanie operacji firmy, ale tylko 19% na opracowywanie innowacyjnych rozwi?za¨½.
Starsze systemy s? r¨®wnie? bardziej podatne na problemy z?bezpiecze¨½stwem i?wi??? si? z?kosztami zapewnienia zgodno?ci wynikaj?cymi z?konieczno?ci instalowania nowych aktualizacji zabezpiecze¨½. Ta przepa?? technologiczna wymaga tworzenia nowego kodu, oprogramowania po?rednicz?cego i?specjalnych rozwi?za¨½, a?to wszystko generuje wydatki. Do tego dochodz? koszty samych narusze¨½ cyberbezpiecze¨½stwa. W 2023?r. wynios?y one , nie uwzgl?dniaj?c uszczerbku dla reputacji.
Starsze systemy trac? r¨®wnie? na wydajno?ci. Cz??ciej wymagaj? konserwacji i?przestoj¨®w, a?pracownicy musz? po?wi?ca? wi?cej czasu na podstawowe zadania, takie jak uzgadnianie danych. Zadania te s? zautomatyzowane w?nowoczesnych systemach FP&A, co pozwala pracownikom skupi? si? na bardziej istotnych czynno?ciach, np. na analizie finansowej.
Op¨®r pracownik¨®w to wyzwanie stoj?ce przed dyrektorami finansowymi chc?cymi wymieni? stare systemy FP&A, o?kt¨®rym rzadko si? m¨®wi.
Jak zauwa?y? mened?er ds. zarz?dzania danymi i?EPM w Doctolib, szybko rozwijaj?cej si? europejskiej firmie z?bran?y telemedycyny, po zast?pieniu starego systemu FP&A: ?Pracownicy po?wi?caj? teraz mniej czasu na przetwarzanie danych, a?wi?cej na partnerstwo biznesowe i?przydatne analizy. Nie tylko zwi?ksza to satysfakcj? zespo?u, ale poprawia produktywno?? i?przynosi firmie wymierne wyniki¡±.
Jak wymieni? stare systemy
Wymiana starego systemu mo?e wydawa? si? trudna, ale to cz?sto wa?ny krok przynosz?cy firmie korzy?ci w?przysz?o?ci. Niezale?nie od powod¨®w budz?cych w?tpliwo?ci, warto zachowa? ostro?no??, a?przed rozpocz?ciem modernizacji rozwa?y? pewne kwestie.
Modernizacj? starszych system¨®w mo?na przeprowadzi? na wiele sposob¨®w. Niekt¨®re firmy aktualizuj? wszystko naraz. Inne rozbijaj? proces na etapy pozwalaj?ce stopniowo wprowadza? zmiany. Najlepsze podej?cie dla Twojej firmy b?dzie zale?e? od jej potrzeb, tolerancji dla ryzyka i?dost?pno?ci zasob¨®w. Wymaga to wsp¨®?pracy z?innymi liderami firmy w?celu utworzenia planu migracji i?bezpiecznego przeniesienia danych historycznych oraz zapewnienia zgodno?ci z?innymi systemami u?ywanymi w?firmie.
Op¨®r pracownik¨®w to wyzwanie stoj?ce przed dyrektorami finansowymi chc?cymi wymieni? stare systemy FP&A, o?kt¨®rym rzadko si? m¨®wi. Zmiany bywaj? trudne, a?nowe systemy mog? budzi? obawy.
Aby pom¨®c rozwia? obawy pracownik¨®w, zorganizuj programy szkoleniowe obejmuj?ce czas na zaj?cia praktyczne, ?atwe poradniki rozwi?zywania problem¨®w i?otwarte kana?y komunikacyjne pozwalaj?ce uzyska? indywidualne wsparcie. Przydatne mo?e by? te? mianowanie ?ambasador¨®w zmian¡±, kt¨®rzy mog? pom¨®c promowa? nowy system i?jego korzy?ci, takie jak okazja do podnoszenia kwalifikacji.
Firmy, kt¨®re zdecydowa?y si? na wdro?enie nowoczesnego systemu FP&A, szybko odnotowuj? zwrot z?inwestycji. Mi?dzynarodowej sieci sklep¨®w optycznych z?siedzib? w?Wielkiej Brytanii, Specsavers, wystarczy?y dwa miesi?ce, aby w?pe?ni wdro?y? zaktualizowany system FP&A. Firma po?wi?ca teraz znacznie mniej czasu na tworzenie bud?et¨®w w?swoich 60 lokalizacjach. Liderzy maj? tak?e wi?ksz? wiedz? na temat r¨®?nych czynnik¨®w wp?ywaj?cych na koszty, co pomaga im identyfikowa? mo?liwo?ci rozwoju dla ca?ej organizacji.
Modernizacja system¨®w ERP i?ksi?gowo?ci
Tradycyjne systemy ERP i?ksi?gowe dzia?aj? dobrze, dop¨®ki nie ulegaj? awarii. Arkusze kalkulacyjne by?y idealnym rozwi?zaniem w?epoce po??cze¨½ wdzwanianych w?XX wieku, ale nie nad??aj? za szybkim tempem nowoczesnych transakcji biznesowych.
Nowoczesne narz?dzia FP&A oferuj? funkcje nowej jako?ci, z?kt¨®rymi nie mog? r¨®wna? si? starsze systemy.
Nowoczesne systemy, takie jak mini´«Ã½ Adaptive Planning, mog? pobiera? i?natychmiast analizowa? zdarzenia, wi?c lepiej sprawdzaj? si? we wsp¨®?czesnym ?rodowisku biznesowym. Integruj? si? tak?e z?wi?ksz? liczb? ?r¨®de? danych ni? stare systemy ERP, zapewniaj?c zespo?om FP&A i?liderom firm pe?niejszy obraz dzia?alno?ci.
Cho? przej?cie ze starszych system¨®w mo?e by? trudne, proces ten u?atwi przeprowadzanie aktualizacji w?przysz?o?ci. Rozwi?zania mini´«Ã½ oparte na chmurze zapewniaj? wi?ksz? elastyczno?? i?skalowalno?? oraz upraszczaj? proces dostosowywania firmy do zmieniaj?cych si? potrzeb. Je?li zdecydujesz si? zainwestowa? w?nowoczesny system ERP, inwestycja szybko si? zwr¨®ci, a?p¨®?niej nawet pomno?y zyski.
Przysz?o?? FP&A: po?egnanie starych system¨®w
Nowoczesne narz?dzia FP&A oferuj? niezr¨®wnane funkcje niedost?pne w?starszych systemach, takie jak analiza w?czasie rzeczywistym, zgodno?? z?chmur?, przyjazne dla u?ytkownika pulpity nawigacyjne i?wydajno?? operacyjna. W?przypadku modernizacji przygotowanie stanowi po?ow? sukcesu. Na pocz?tek przeprowad? audyt obecnego systemu FP&A, zwracaj?c szczeg¨®ln? uwag? na luki w?obszarze mo?liwo?ci. Po znalezieniu systemu zast?pczego spe?niaj?cego najpilniejsze potrzeby w?zakresie planowania i?analizy finansowej opracuj bezpieczne procesy migracji danych i?integracji z?istniej?cymi systemami ERP. Mo?esz przetestowa? swoje dane w?nowym systemie przed jego wdro?eniem, aby wykry? ewentualne problemy.
Z up?ywem czasu przepa?? mi?dzy firmami posiadaj?cymi nowoczesne systemy FP&A i?tymi, kt¨®re ich nie posiadaj?, b?dzie si? pog??bia?. Innowacje w?dziedzinie sztucznej inteligencji zatrzymaj? i?tak ju? powolne rozwi?zania starszej generacji. Jednak organizacje, kt¨®re odwa?nie stawi? czo?a wyzwaniom przysz?o?ci, zostan? nagrodzone prze?omowymi technologiami, takimi jak analizy w?czasie rzeczywistym i?analityka predykcyjna, dodatkowo zyskuj?c mo?liwo?? zrewolucjonizowania ka?dego obszaru swojej dzia?alno?ci.
Chcesz porzuci? przestarza?e systemy i?zrewolucjonizowa? swoje metody FP&A? Odkryj, w?jaki spos¨®b mini´«Ã½ mo?e towarzyszy? Ci podczas tej transformacji.