Gestion des temps et des activit¨¦s (GTA)?: de quoi s'agit-il et comment choisir la bonne solution??
Qu'implique la gestion des temps et des activit¨¦s (GTA) dans un monde o¨´ les attentes des collaborateurs ¨¦voluent et la nature du travail se transforme?? ¶Ù¨¦³¦´Ç³Ü±¹°ù±ð³ú dans cet article les crit¨¨res ¨¤ prendre en compte lors du choix d'une solution GTA pour pouvoir d¨¦ployer les bons talents au bon endroit et au bon moment.
Pour un employeur, les collaborateurs repr¨¦sentent les deux faces d'une m¨ºme pi¨¨ce?: ils constituent ¨¤ la fois la plus grande d¨¦pense de l'entreprise et son atout le plus pr¨¦cieux. Chaque jour, les collaborateurs ont un impact direct sur tous les aspects de l'entreprise, de la perception de la marque aux marges b¨¦n¨¦ficiaires. Il n'est donc pas surprenant que les ¨¦tudes r¨¦guli¨¨rement un lien ¨¦troit entre engagement, productivit¨¦ et rentabilit¨¦.
Parce que les effectifs d'une entreprise sont si essentiels ¨¤ sa r¨¦ussite, le r?le des dirigeants a toujours ¨¦t¨¦ d'essayer de maximiser la performance et la productivit¨¦ des collaborateurs. Mais comme la nature du travail et les attentes des collaborateurs ont consid¨¦rablement ¨¦volu¨¦ ces derni¨¨res ann¨¦es, cette responsabilit¨¦ a encore gagn¨¦ en importance. Les dirigeants modernes doivent comprendre non seulement quand et o¨´ d¨¦ployer les collaborateurs aujourd'hui, mais aussi comprendre comment ces besoins sont susceptibles d'¨¦voluer demain. Pour garantir que le bon nombre de collaborateurs poss¨¦dant les comp¨¦tences requises est affect¨¦ au bon endroit, au bon moment, aujourd'hui et demain, les dirigeants utilisent des processus de gestion des temps et des activit¨¦s (GTA, ou WFM en anglais pour ??workforce management??).
Nous analysons ci-apr¨¨s ce que signifie la gestion des temps et des activit¨¦s dans un contexte d'¨¦volution des attentes des collaborateurs et de transformation de la nature du travail, ainsi que les ¨¦l¨¦ments ¨¤ prendre en compte dans le choix d'une solution GTA permettant de d¨¦ployer les bons talents au bon moment.
Qu'est-ce que la gestion des temps et des activit¨¦s (GTA)??
La gestion des temps et des activit¨¦s (GTA), plus largement appel¨¦e ??gestion des effectifs??, concerne les processus visant ¨¤ optimiser la performance et la productivit¨¦ du personnel.
Au niveau le plus ¨¦l¨¦mentaire, la GTA se concentre sur la gestion des temps. Elle indique aux entreprises combien de collaborateurs sont n¨¦cessaires pour accomplir une t?che ou assurer une p¨¦riode de travail chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Les outils GTA sont principalement destin¨¦s ¨¤ la gestion des collaborateurs qui doivent ¨ºtre sur site pour exercer leurs fonctions (comme les employ¨¦s de premi¨¨re ligne), car l'un des principaux avantages est d'aider les entreprises ¨¤ planifier les journ¨¦es et ¨¤ suivre le temps de travail. Les outils avanc¨¦s permettent ¨¦galement de pr¨¦voir le nombre de collaborateurs n¨¦cessaires pour r¨¦pondre aux fluctuations des besoins de l'entreprise, comme pour un nouveau projet ou un pic d'activit¨¦ saisonnier.
Traditionnellement, la GTA reposait sur une approche descendante dans laquelle les superviseurs cr¨¦aient les plannings de leurs ¨¦quipes (pensez aux feuilles de calcul imprim¨¦es et affich¨¦es sur les murs des salles de pause). Cette approche manuelle a renforc¨¦ la perception de la gestion des temps et de la planification du personnel comme une fonction back-office du service RH, peu attractive mais indispensable. Indispensable?? Oui, mais sans l'impact strat¨¦gique ou le potentiel d'innovation associ¨¦s aux disciplines RH telles que les avantages sociaux ou la formation et le d¨¦veloppement.
Heureusement, l'¨¦volution de la nature du travail a modifi¨¦ cette vision de la gestion des temps et des activit¨¦s. La norme est aujourd'hui pour les entreprises de faire appel ¨¤ , c'est-¨¤-dire compos¨¦s de collaborateurs salari¨¦s, ¨¤ temps partiel, temporaires et ind¨¦pendants, ce qui a grandement compliqu¨¦ la planification des heures et des activit¨¦s et le suivi en parall¨¨le de l'efficacit¨¦. Oubliez la simple r¨¦partition de x?heures entre x?personnes?: les managers doivent d¨¦sormais prendre en compte les pr¨¦f¨¦rences de chacun en mati¨¨re d'horaires, les comp¨¦tences individuelles, les contraintes budg¨¦taires et la conformit¨¦ r¨¦glementaire pour plusieurs cat¨¦gories de collaborateurs. Les processus manuels ou les syst¨¨mes traditionnels disparates ne suffisent plus.
Cette r¨¦alit¨¦ de plus en plus complexe a mis en ¨¦vidence l'importance d'une GTA data-driven et d'outils GTA modernes.
Pourquoi la gestion des temps et des activit¨¦s est-elle importante??
Les bouleversements sans pr¨¦c¨¦dent de ces derni¨¨res ann¨¦es, de la pand¨¦mie aux p¨¦nuries de collaborateurs en passant par les difficult¨¦s de supply chain, ont soulign¨¦ la n¨¦cessit¨¦ pour les entreprises de tirer le maximum de valeur ajout¨¦e de leurs effectifs ¨¦tendus tout en s'adaptant aux changements et aux opportunit¨¦s. Les dirigeants doivent ¨ºtre en mesure de pr¨¦parer leurs effectifs au changement tout en respectant les r¨¦glementations de planification du personnel et les directives de s¨¦curit¨¦.
Face aux vents contraires d'une ¨¦volution constante, les employeurs doivent investir pour attirer, fid¨¦liser et d¨¦velopper leur ressource la plus pr¨¦cieuse?: leurs effectifs.
De m¨ºme, les entreprises ne peuvent plus se permettre de traiter les collaborateurs horaires comme des ressources jetables ou leurs besoins en mati¨¨re de planification comme facultatifs. Aujourd'hui, les collaborateurs horaires et temporaires constituent la structure portante de nombreuses entreprises. Et ils s'attendent ¨¤ ¨ºtre trait¨¦s comme tels.
La GTA moderne peut aller bien au-del¨¤ de la planification du personnel et de la gestion des temps pour aider les dirigeants ¨¤ g¨¦rer l'¨¦volution de ces normes. Dans son it¨¦ration la plus compl¨¨te, la GTA utilise des donn¨¦es en temps r¨¦el et l'IA?pour relier la gestion pr¨¦visionnelle des emplois et des comp¨¦tences (GPEC) ¨¤ la planification strat¨¦gique ¨¤ l'¨¦chelle de l'entreprise, en maximisant la performance, l'efficacit¨¦ et l'engagement des collaborateurs tout en r¨¦duisant les risques organisationnels. Cette approche cr¨¦e ¨¦galement une seule source de donn¨¦es, plut?t que d'obliger les dirigeants ¨¤ acc¨¦der aux donn¨¦es des collaborateurs ¨¤ temps plein via un syst¨¨me de gestion du capital humain (HCM) et aux donn¨¦es de la main-d'?uvre contingente via un syst¨¨me de gestion des fournisseurs distinct. Une solution unifi¨¦e permet aux dirigeants des RH, de la Finance et des op¨¦rations d'appr¨¦hender pleinement leurs co?ts totaux de main-d'?uvre, m¨ºme si les effectifs deviennent de plus en plus complexes et que les classifications alternatives de collaborateurs se multiplient.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps et des activit¨¦s??
Comme indiqu¨¦ pr¨¦c¨¦demment, de nombreuses entreprises se retrouvent coinc¨¦es dans l'utilisation de processus manuels, de syst¨¨mes cloisonn¨¦s et de donn¨¦es d¨¦connect¨¦es pour la gestion de leurs effectifs. Le probl¨¨me est que cette approche ne fonctionne que lorsque les collaborateurs, les plannings et la gestion des temps sont totalement pr¨¦visibles.
Bien entendu, la nature humaine et les al¨¦as de la vie rendent la planification tout sauf statique. Parall¨¨lement, les dirigeants op¨¦rationnels subissent une pression croissante pour aligner les op¨¦rations RH sur la strat¨¦gie globale de l'entreprise, tout en lan?ant de nouveaux business models, en red¨¦ployant les effectifs vers diff¨¦rents postes et sites, et en r¨¦pondant aux nouvelles attentes des collaborateurs. Dans ce contexte, la gestion des temps et des activit¨¦s traditionnelle n'a tout simplement aucune chance de r¨¦ussite.
Pour y parvenir, les plateformes GTA cr¨¦ent une source de donn¨¦es unique issue d'un syst¨¨me unifi¨¦ de gestion des temps, de planification du personnel et de paie. Elles utilisent l'IA pour aligner l'offre sur la demande et mettre en ¨¦vidence les informations RH cl¨¦s afin d'aider les managers ¨¤ optimiser les plannings pour r¨¦pondre aux besoins de l'entreprise tout en respectant la r¨¦glementation du travail et les pr¨¦f¨¦rences horaires des collaborateurs.
Au-del¨¤ de l'optimisation de la planification du personnel, ces outils aident les entreprises ¨¤ g¨¦n¨¦rer des rapports en temps r¨¦el, ¨¤ obtenir une vision compl¨¨te de leurs co?ts de main-d'?uvre et ¨¤ prendre des d¨¦cisions plus ¨¦clair¨¦es. Gr?ce ¨¤ une approche sophistiqu¨¦e de la gestion des temps et des activit¨¦s et aux bons logiciels pour la soutenir, les entreprises peuvent facilement affecter les bonnes ressources au bon endroit et au bon moment.
Par exemple, le logiciel mini´«Ã½ Scheduling and Labor Optimization fournit des r¨¦sultats dans les domaines suivants.
Planification du personnel?: une solution de planification avanc¨¦e ax¨¦e sur les collaborateurs utilise l'IA pour ¨¦quilibrer la demande de personnel et les pr¨¦f¨¦rences des collaborateurs. Elle permet de g¨¦n¨¦rer des plannings optimis¨¦s tout en offrant plus de flexibilit¨¦ et de contr?le aux collaborateurs horaires.
Anomalies de temps?: par le biais du hub Gestion des temps et planification pour les managers, mini´«Ã½ r¨¦v¨¨le automatiquement les erreurs possibles de saisie des temps et alerte les managers en cas de saisies inhabituelles. Cela permet de gagner du temps et d'am¨¦liorer l'exactitude de la paie et des co?ts de main-d'?uvre.
D¨¦couverte et gestion des comp¨¦tences?: gr?ce ¨¤ l'alignement de la strat¨¦gie de gestion des effectifs sur les comp¨¦tences, les entreprises peuvent rapidement d¨¦ployer les bons collaborateurs dot¨¦s des bonnes comp¨¦tences au bon endroit. Ils peuvent ¨¦galement rep¨¦rer les ¨¦carts de comp¨¦tences.
Pr¨¦vision de la demande?: en contribuant au moteur d'optimisation bas¨¦ sur l'IA de mini´«Ã½, la pr¨¦vision de la demande bas¨¦e sur le aide les managers ¨¤ cr¨¦er des plannings optimis¨¦s pour la demande de travail pr¨¦vue en fonction de facteurs externes, tels que l'historique des ventes, l'historique de la circulation pi¨¦tonne, les donn¨¦es m¨¦t¨¦orologiques ou les donn¨¦es d'¨¦v¨¦nements locaux.
Gr?ce ¨¤ la gestion des temps et des activit¨¦s, les fonctions RH et Op¨¦rations peuvent exploiter la puissance de leurs effectifs non seulement pour r¨¦pondre au changement, mais aussi pour aller de l'avant, que ce soit face ¨¤ une pand¨¦mie, ¨¤ une nouvelle opportunit¨¦ de march¨¦ ou ¨¤ de nouvelles pressions concurrentielles.
Parce que les effectifs d'une entreprise sont si essentiels ¨¤ sa r¨¦ussite, le r?le des dirigeants a toujours ¨¦t¨¦ d'essayer de maximiser la performance et la productivit¨¦ des collaborateurs.
Exemples concrets de la gestion des temps et des activit¨¦s
donne aux collaborateurs comme aux managers un plus grand contr?le sur leur vie professionnelle, tout en permettant aux entreprises de r¨¦pondre ¨¤ leurs besoins op¨¦rationnels et de conformit¨¦.
Avec mini´«Ã½ Scheduling and Labor Optimization, les collaborateurs peuvent indiquer quand et o¨´ ils pr¨¦f¨¨rent travailler. Ils peuvent s¨¦lectionner leurs horaires et sites pr¨¦f¨¦r¨¦s, s'inscrire pour des p¨¦riodes de travail suppl¨¦mentaires et ¨¦changer des heures avec leurs coll¨¨gues. Les outils de planification automatis¨¦s prennent en compte les pr¨¦f¨¦rences des collaborateurs et leur affectent les horaires qui leur conviennent le mieux. Le temps que les managers examinent et ajustent le planning g¨¦n¨¦r¨¦ automatiquement, mini´«Ã½ continue de v¨¦rifier son ad¨¦quation par rapport ¨¤ la disponibilit¨¦ et aux qualifications des collaborateurs. Une fois que le manager approuve le planning, les collaborateurs re?oivent une notification pour consulter leur emploi du temps de la semaine ¨¤ venir.
Ce syst¨¨me ¨¦vite les probl¨¨mes de planning par la mise en place d'une communication unifi¨¦e. Imaginons qu'un collaborateur consulte un planning ¨¤ venir et se rende compte qu'il n'est plus disponible pour travailler le mercredi apr¨¨s-midi. Plut?t que de contacter un manager et d'attendre une r¨¦ponse, le collaborateur indique simplement le changement dans l'application mini´«Ã½. Le manager re?oit alors imm¨¦diatement une notification, accompagn¨¦e de suggestions d'autres collaborateurs dont les plannings et comp¨¦tences correspondent au cr¨¦neau du mercredi.
De plus, le collaborateur et le manager peuvent tous deux publier les heures sur le tableau des cr¨¦neaux disponibles afin que tout autre collaborateur poss¨¦dant les qualifications requises puisse prendre le cr¨¦neau disponible. Sur le tableau des cr¨¦neaux disponibles, les collaborateurs ne voient que les cr¨¦neaux pour lesquels ils sont qualifi¨¦s. Lorsqu'un collaborateur accepte un cr¨¦neau, le manager approuve alors le changement et les collaborateurs concern¨¦s sont notifi¨¦s.
Entre-temps, en arri¨¨re-plan, mini´«Ã½ v¨¦rifie que le planning r¨¦pond aux exigences r¨¦glementaires et de conformit¨¦, et alerte le manager dans le cas o¨´ un cr¨¦neau suppl¨¦mentaire ferait basculer le collaborateur en heures suppl¨¦mentaires ou si un collaborateur ne prend pas une pause repas obligatoire, par exemple.
Cette exp¨¦rience de planification simple et unifi¨¦e permet ¨¤ chacun de mieux concilier vie professionnelle et vie priv¨¦e. Pour les collaborateurs qui ont plusieurs emplois ou qui doivent concilier leur vie professionnelle avec les exigences d'un r?le d'aidant ou d'¨¦tudiant, ce contr?le sur la planification leur offre l'exp¨¦rience collaborateur qu'ils souhaitent et dont ils ont besoin, les aidant ¨¤ s'impliquer davantage et ¨¤ se sentir plus valoris¨¦s.
Quels sont les principaux avantages des outils GTA??
Le d¨¦ploiement des bonnes ressources au bon moment et au bon endroit est la garantie d'un travail effectu¨¦ correctement et efficacement. Les entreprises ¨¦vitent un grand nombre de probl¨¨mes, qu'il s'agisse d'un personnel insuffisant ou mal form¨¦, d'erreurs co?teuses de non-conformit¨¦ ou encore de probl¨¨mes juridiques. Les outils GTA optimis¨¦s aident donc les entreprises, en particulier celles qui d¨¦pendent fortement du travail temporaire et horaire, ¨¤ obtenir et ¨¤ maintenir un avantage concurrentiel tout en facilitant la vie des managers et des collaborateurs.
De plus, les solutions de planification intelligentes ax¨¦es sur les collaborateurs permettent aux responsables des op¨¦rations d'am¨¦liorer la productivit¨¦ et de r¨¦duire les co?ts de main-d'?uvre en g¨¦rant de mani¨¨re dynamique les besoins en ressources. Gr?ce ¨¤ ces outils, les managers de terrain peuvent g¨¦rer les plannings de leurs ¨¦quipes sur une base hebdomadaire et quotidienne, tout en ayant une vision claire des co?ts de main-d'?uvre pr¨¦vus et r¨¦els.
Le logiciel d'optimisation des effectifs de mini´«Ã½ donne aux collaborateurs comme aux managers un plus grand contr?le sur leur vie professionnelle, tout en permettant aux entreprises de r¨¦pondre ¨¤ leurs besoins op¨¦rationnels et de conformit¨¦.
Cette flexibilit¨¦ profite tant aux employeurs qu'aux collaborateurs. Dans un march¨¦ du travail tendu, les employeurs doivent offrir une exp¨¦rience professionnelle positive qui donne aux talents l'envie de rester. En donnant aux collaborateurs la possibilit¨¦ de g¨¦rer leurs propres plannings via une application GTA, les entreprises peuvent am¨¦liorer la satisfaction collaborateur et r¨¦duire le turnover. De m¨ºme, les outils de planification accessibles sur mobile offrent aux effectifs de plus en plus distants et sans bureau fixe une plus grande autonomie, ce qui contribue ¨¦galement ¨¤ l'attraction et la fid¨¦lisation des talents.
Profitez des avantages suivants avec mini´«Ã½ Scheduling and Labor Optimization.
Valorisez chaque collaborateur?: comprendre les comp¨¦tences de chaque collaborateur permet ¨¤ l'entreprise de les utiliser ¨¤ bon escient. Une bonne connaissance du collaborateur est la premi¨¨re ¨¦tape vers son engagement.
Favorisez une affectation et une planification intelligentes du personnel?: la gestion des temps et des activit¨¦s permet aux employeurs d'affecter les ressources o¨´ et quand elles sont le plus n¨¦cessaires.
Anticipez les co?ts de main-d'?uvre avec pr¨¦cision?: un planning bas¨¦ sur des donn¨¦es fiables et en temps r¨¦el assure la transparence des co?ts de main-d'?uvre. Et une meilleure visibilit¨¦ entra?ne n¨¦cessairement de meilleurs r¨¦sultats.
R¨¦duisez les co?ts administratifs?: une intervention manuelle moindre r¨¦duit les co?ts administratifs.
Analysez les co?ts de main-d'?uvre en temps r¨¦el?: les responsables b¨¦n¨¦ficient d'une visibilit¨¦ en temps r¨¦el sur les co?ts de main-d'?uvre sans avoir ¨¤ attendre une int¨¦gration de la paie, car toutes les donn¨¦es mini´«Ã½ (y compris les temps, les absences et la planification) sont regroup¨¦es en un seul endroit et imm¨¦diatement accessibles.
Donnez le contr?le aux collaborateurs?: dans un contexte de p¨¦nuries des comp¨¦tences et de turnover ¨¦lev¨¦, les collaborateurs attendent de la flexibilit¨¦ de la part de leur employeur. Une entreprise qui offre flexibilit¨¦ et visibilit¨¦ en mati¨¨re de planification devient un employeur de choix.
De plus, mini´«Ã½ Scheduling and Labor Optimization fournit un score de planning, offrant aux planificateurs et aux responsables des op¨¦rations une mesure quantitative de la fa?on dont leurs plannings r¨¦pondent aux besoins de l'entreprise. Gr?ce ¨¤ ce score, ils peuvent voir s'ils sont sur la bonne voie pour minimiser les co?ts de main-d'?uvre tout en couvrant toutes les heures requises.
Quelles sont les principales consid¨¦rations pour les outils de gestion des temps et des activit¨¦s??
Dans le nouveau monde du travail flexible, une approche descendante dans laquelle les employeurs imposent les plannings devient aussi obsol¨¨te qu'un fax. Un logiciel GTA unifi¨¦ aide les entreprises ¨¤ attirer, impliquer et fid¨¦liser les talents plus facilement et plus efficacement.
Un logiciel de gestion des temps et des activit¨¦s doit fournir?:
- Une seule source de donn¨¦es RH
- La transparence des co?ts et autres indicateurs RH cl¨¦s
- La g¨¦n¨¦ration automatis¨¦e des plannings qui int¨¨gre les pr¨¦f¨¦rences des collaborateurs et leurs donn¨¦es en temps r¨¦el, telles que les cong¨¦s
- La g¨¦n¨¦ration rationalis¨¦e des plannings, permettant aux responsables front-line de consacrer plus de temps ¨¤ l'encadrement de leurs ¨¦quipes et au service de leurs clients
- Une exp¨¦rience utilisateur simple et intuitive permettant aux collaborateurs d'effectuer facilement leurs t?ches administratives, y compris li¨¦es aux RH
Les outils de gestion des temps et des activit¨¦s de mini´«Ã½ rejoignent ¨¦galement les collaborateurs l¨¤ o¨´ ils travaillent, sans les contraindre ¨¤ se connecter et d¨¦connecter de diff¨¦rents syst¨¨mes. mini´«Ã½ s'int¨¨gre aux espaces de travail habituels, tels que Microsoft Teams, permettant aux collaborateurs d'effectuer des actions rapides, notamment poser des cong¨¦s ou pointer leurs entr¨¦es et sorties, dans le flux naturel de leur travail quotidien.
Comment ¨¦volue la gestion des temps et des activit¨¦s??
Face aux vents contraires d'une ¨¦volution constante, les employeurs doivent investir pour attirer, fid¨¦liser et d¨¦velopper leur ressource la plus pr¨¦cieuse?: leurs effectifs. La gestion moderne des effectifs va au-del¨¤ du simple fait de traiter les collaborateurs comme des points de donn¨¦es dans une feuille de calcul d'embauche, de planification ou de d¨¦penses. Un syst¨¨me qui se contente d'ins¨¦rer des collaborateurs dans un planning a peut-¨ºtre suffi ¨¤ une ¨¦poque, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui. Les employeurs ont d¨¦sormais besoin de techniques et de syst¨¨mes de gestion des temps et des activit¨¦s plus complexes qui comprennent et caract¨¦risent chaque personne en fonction de ses comp¨¦tences, pr¨¦f¨¦rences, exp¨¦riences et besoins.
Les entreprises ne peuvent plus compter sur des syst¨¨mes de gestion des effectifs obsol¨¨tes qui offrent peu de visibilit¨¦ sur les comp¨¦tences des collaborateurs. Elles ont besoin d'un logiciel qui permet ¨¤ leurs effectifs de r¨¦agir avec agilit¨¦ et d'accueillir l'¨¦volution. Elles ont besoin d'un logiciel d', c'est-¨¤-dire d'une plateforme plus large qui inclut la gestion des temps et des activit¨¦s ainsi que d'autres fonctions RH, telles que les avantages sociaux, le recrutement et la gestion des talents.
En tant que strat¨¦gie, l'optimisation des effectifs int¨¨gre les comp¨¦tences dans le processus m¨ºme de gestion des effectifs, combinant l'efficacit¨¦ d'une gestion automatis¨¦e des effectifs avec la flexibilit¨¦ d'une approche des . Elle int¨¨gre les applications de gestion des effectifs avec les processus RH et op¨¦rationnels tels que la gestion des talents, le recrutement, les avantages sociaux, la r¨¦mun¨¦ration, la gestion des comp¨¦tences, l'exp¨¦rience collaborateur, ainsi que la planification et l'analyse.
Avoir un logiciel de gestion des effectifs qui g¨¨re les temps, les plannings, les absences et la paie n'est plus accessoire, mais bel et bien indispensable. Il est un lien essentiel entre les employeurs et les collaborateurs, permettant ¨¤ chacun de g¨¦rer et d'optimiser leur propre vie professionnelle tout en favorisant la r¨¦ussite de l'entreprise.
comment combiner la puissance de mini´«Ã½ Human Capital Management avec des solutions essentielles de gestion des temps et des activit¨¦s pour optimiser la valeur ajout¨¦e de vos effectifs, augmenter la productivit¨¦ et engager et fid¨¦liser les talents.
En savoir plus sur mini´«Ã½ Workforce Management.