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CORT, une enseigne sp¨¦cialis¨¦e dans la location de mobilier, savait qu'elle pouvait mieux faire. Il lui fallait six?mois pour consolider les feuilles de calcul de 50?districts op¨¦rationnels en un seul rapport au niveau du si¨¨ge. R¨¦sultat?: le budget ¨¦tait presque toujours obsol¨¨te et jamais pertinent. Apr¨¨s le passage ¨¤ mini´«Ã½ Adaptive Planning, CORT a pu r¨¦duire de trois mois le processus de reporting. La plateforme Cloud a am¨¦lior¨¦ les pr¨¦visions de 80?% tout en prenant en charge 400?contributeurs dans le processus de reporting. Gr?ce ¨¤ des capacit¨¦s de gestion des performances financi¨¨res plus modernes, CORT a pu mettre en place des pr¨¦visions mensuelles pour am¨¦liorer le reporting et les analyses.

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• Un processus budg¨¦taire semestriel fastidieux
• Des feuilles de calcul mises ¨¤ jour s¨¦par¨¦ment pour 50?districts op¨¦rationnels
• Un temps consid¨¦rable n¨¦cessaire pour r¨¦unir et consolider les donn¨¦es
• Un manque de gestion de versions

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• Processus budg¨¦taire r¨¦duit de moiti¨¦
• ¶Ù¨¦±è±ô´Ç¾±±ð³¾±ð²Ô³Ù aupr¨¨s de 400?contributeurs dans toute l'entreprise
• Temps consacr¨¦ aux pr¨¦visions r¨¦duit de 80?%
• R¨¦solution des probl¨¨mes de version, en ¨¦tablissant une seule source de donn¨¦es pour l'entreprise

Introduction

CORT Business Services (CORT), une soci¨¦t¨¦ de Berkshire Hathaway, est le principal fournisseur de services d'ameublement de location aux ?tats-Unis. Avec plus de 2?200?collaborateurs r¨¦partis dans 42??tats, CORT compte parmi ses clients plus de 80?% des entreprises du classement Fortune?500. L'entreprise a ¨¦galement ¨¦tabli un r¨¦seau mondial de partenaires commerciaux qui fournissent des solutions dans pr¨¨s de 70?pays ¨¤ travers le monde. CORT g¨¦n¨¨re 350?millions de dollars de revenus annuels provenant de plusieurs branches d'activit¨¦. L'entreprise est structur¨¦e en sept services, dont l'immobilier, les ressources humaines, la finance, les comptes nationaux, les articles m¨¦nagers, les services d'ameublement et le marketing et merchandising. Elle poss¨¨de en outre une filiale au Royaume-Uni.

Le challenge.

Chez CORT, les 50?districts op¨¦rationnels g¨¦raient leur propre budget, ce qui obligeait l'¨¦quipe Finance ¨¤ rapprocher un grand nombre de feuilles de calcul mises ¨¤ jour s¨¦par¨¦ment. Chacune de ces feuilles de calcul devait ensuite ¨ºtre reprise au niveau r¨¦gional, puis au niveau du si¨¨ge ¨¤ la fin du cycle budg¨¦taire. Il fallait ¨¦norm¨¦ment de temps pour consolider les informations, revoir les formules et s'assurer qu'il n'y avait pas d'erreurs dans les feuilles de calcul. La gestion des versions ¨¦tait compliqu¨¦e et il ¨¦tait parfois difficile de savoir quelle version ¨¦tait la derni¨¨re soumise et approuv¨¦e.

??Comme nous utilisions Excel, cela nous prenait ¨¦norm¨¦ment de temps, se souvient Deborah Lansford, CFO chez CORT. Notre contr?leur de gestion mettait ¨¤ jour les calendriers bas¨¦s sur Excel et les envoyait en esp¨¦rant que personne ne modifierait les hypoth¨¨ses ou les formules. Mais les erreurs ¨¦taient in¨¦vitables. Par cons¨¦quent, nous devions commencer le cycle budg¨¦taire tr¨¨s t?t dans l'ann¨¦e afin de terminer la collecte des donn¨¦es budg¨¦taires en ao?t, consolider les informations et les v¨¦rifier pendant plusieurs mois, et enfin finaliser le budget avant la fin de l'ann¨¦e. Le r¨¦sultat ¨¦tait un budget obsol¨¨te qui n'¨¦tait plus pertinent ni pr¨¦cis.??

La solution.

Afin d'am¨¦liorer ses processus de budg¨¦tisation, de pr¨¦vision et de reporting, la fonction Finance a cherch¨¦ ¨¤ investir dans une solution de gestion des performances op¨¦rationnelles qui lui permettrait par ailleurs de nettement acc¨¦l¨¦rer ces m¨ºmes processus et de fournir des informations plus pr¨¦cises et imm¨¦diates.

??Nous avions besoin d'un changement, mais ne voulions pas quelque chose de difficile ¨¤ apprendre. Tout ce que nous avions ¨¦valu¨¦ ¨¦tait trop gros, trop long, trop cher et tout simplement trop lourd pour une entreprise de notre taille??, explique Deborah Lansford.

Apr¨¨s avoir ¨¦valu¨¦ plusieurs fournisseurs, mini´«Ã½ Adaptive Planning s'est distingu¨¦ par la possibilit¨¦ de rapidement former les utilisateurs, de tirer parti de sa convivialit¨¦ similaire ¨¤ Excel et d'¨¦liminer les probl¨¨mes de contr?le de version et les erreurs de formule. mini´«Ã½ Adaptive Planning ne n¨¦cessitait pas d'investissement financier important ni d'avoir recours au support informatique, et permettait de faire remonter de mani¨¨re transparente les donn¨¦es des districts et divisions jusqu'au plan global de l'entreprise.

??mini´«Ã½ Adaptive Planning ¨¦tait la seule solution logique. Le syst¨¨me permet une avanc¨¦e consid¨¦rable en termes de fonctionnalit¨¦, sans pour autant bouleverser l'environnement de chacun, confirme Deborah Lansford. L'un des principaux arguments de vente de mini´«Ã½ Adaptive Planning ¨¦tait qu'aucune ressource IT interne n'¨¦tait n¨¦cessaire pour mener ¨¤ bien la budg¨¦tisation. Nos ressources IT sont mieux utilis¨¦es pour d'autres objectifs de l'entreprise.??

Les r¨¦sultats

CORT a collabor¨¦ avec un partenaire local bas¨¦ en Virginie pour mettre en ?uvre mini´«Ã½ Adaptive Planning et construire son mod¨¨le. L'entreprise a ¨¦labor¨¦ son premier budget ¨¤ l'aide de mini´«Ã½ Adaptive Planning en donnant acc¨¨s ¨¤ l'application ¨¤ plus de 400?contributeurs. Le processus a dur¨¦ moins de trois mois, r¨¦duisant sa dur¨¦e de moiti¨¦. Il a par ailleurs ¨¦t¨¦ standardis¨¦ en int¨¦grant des hypoth¨¨ses communes et des formules standard dans le mod¨¨le, ¨¦liminant ainsi les erreurs dans le budget.

??Avec mini´«Ã½ Adaptive Planning, nous pouvons repousser le processus de budg¨¦tisation vers la fin de l'ann¨¦e tout en ayant la certitude de le terminer ¨¤ temps. Nous b¨¦n¨¦ficions par ailleurs d'une meilleure visibilit¨¦ sur la situation financi¨¨re de l'op¨¦ration et d'un budget plus pr¨¦cis, poursuit Deborah Lansford. Nous avons obtenu exactement ce que nous recherchions pour rendre notre processus budg¨¦taire beaucoup moins p¨¦nible sans que cela ne nous co?te une fortune.??

Comme l'¨¦quipe Finance a d¨¦sormais la possibilit¨¦ de mettre ¨¤ jour les plans beaucoup plus rapidement et facilement, elle utilise ¨¦galement mini´«Ã½ Adaptive Planning comme outil pr¨¦visionnel mensuel. Les pr¨¦visions se r¨¦sument d¨¦sormais un simple processus d'une journ¨¦e, ce qui est bien plus efficace que l'ancienne m¨¦thode. La fonctionnalit¨¦ de cubes multidimensionnels de l'application permet de visualiser d'un seul coup d'?il les hypoth¨¨ses cl¨¦s, telles que le nombre d'unit¨¦s lou¨¦es ¨¤ un prix donn¨¦ ¨¤ travers tous les centres. De plus, mini´«Ã½ Adaptive Planning permet d'int¨¦grer de mani¨¨re coh¨¦rente les pr¨¦visions dans le syst¨¨me ERP pour am¨¦liorer le reporting et l'analyse.

??Pour tous ceux qui d¨¦pendent encore des feuilles de calcul Excel pour la budg¨¦tisation, mini´«Ã½ Adaptive Planning offre une transition facile et intelligente vers une application Web moderne??, affirme Deborah Lansford.