? l'origine, Avago ¨¦tait le p?le semi-conducteurs de Hewlett Packard. Profond¨¦ment ancr¨¦e dans la Silicon Valley, l'entreprise a fait sa place sur la sc¨¨ne mondiale. Ses produits sont utilis¨¦s dans les smartphones, les appareils ¨¦lectroniques grand public, le stockage et les serveurs d'entreprise, et l'¨¦lectronique ¨¤ usage industriel. Ses clients vont de LG ¨¤ Samsung en passant par Cisco et Siemens.
Pr¨¦sente dans plus d'une douzaine de pays ¨¤ travers le monde, l'entreprise dispose d¨¦sormais de deux si¨¨ges sociaux, ¨¤ Singapour et ¨¤ San Jose, en Californie, pour g¨¦rer sa croissance mondiale. Le d¨¦sir de mieux r¨¦pondre aux besoins de ses collaborateurs internationaux a conduit Avago vers mini´«Ã½.
La recherche d'une solution internationale et rentable
Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager chez Avago, ¨¦voque ce parcours, qui a d¨¦but¨¦ en 2008, peu avant l'entr¨¦e en bourse de la soci¨¦t¨¦.
??Nous ¨¦tions ¨¤ la recherche d'un service d'entreprise Cloud qui offrirait un alignement international des processus, explique-t-elle. Nous voulions un self-service collaborateur et responsable. Nous tenions ¨¦galement ¨¤ disposer d'un syst¨¨me facile ¨¤ utiliser et intuitif pour le d¨¦ployer ¨¤ l'¨¦chelle mondiale.??
Non seulement les deux syst¨¨mes ERP traditionnels d'Avago ne disposaient pas de fonctionnalit¨¦s de self-service, mais ils devaient ¨¦galement ¨ºtre rapproch¨¦s en permanence. Les donn¨¦es extraites d'un syst¨¨me ¨¦taient saisies manuellement dans l'autre. Comme l'¨¦quipe RH ne pouvait pas obtenir des donn¨¦es compl¨¨tes de l'un ou l'autre syst¨¨me, elle utilisait un outil de reporting tiers. ??Cela repr¨¦sentait ¨¦norm¨¦ment de travail manuel??, se souvient Chong Yee Lin.
L'entreprise recherchait un syst¨¨me facile ¨¤ modifier et ¨¤ mettre ¨¤ jour, sans les processus long et co?teux qu'exigeaient ses syst¨¨mes traditionnels. La convivialit¨¦ constituait un autre crit¨¨re important. ??Nous avons effectu¨¦ un test aupr¨¨s des utilisateurs finaux et demand¨¦ au personnel d'¨¦valuer les syst¨¨mes, explique Chong Yee Lin. Ils ont pr¨¦f¨¦r¨¦ mini´«Ã½. Cette solution ¨¦tait plus intuitive que les autres en termes de pr¨¦sentation et de contenu.??
L'¨¦quipe d'Avago souhaitait avant tout une solution rentable. ??Le facteur d¨¦terminant a ¨¦t¨¦ la s¨¦lection de la plateforme la plus robuste et la plus ¨¦conomique parmi celles que nous avons ¨¦valu¨¦es??, pr¨¦cise Chong Yee Lin.
Bien qu'Avago ait consid¨¦r¨¦ les derni¨¨res versions de ses syst¨¨mes ERP traditionnels, elle a rapidement compris qu'une solution Cloud lui permettrait de r¨¦aliser des ¨¦conomies. ??L'un des leviers cl¨¦s ¨¦tait la caract¨¦ristique Software as a Service (SaaS) de mini´«Ã½. En comparaison avec les mises en ?uvre sur site, les ¨¦conomies r¨¦alis¨¦es gr?ce au SaaS ¨¦taient ¨¦videntes??, ajoute Chong Yee Lin.
Un d¨¦ploiement en un temps record, avec des int¨¦grations fluides
D¨¨s lors que l'¨¦quipe a choisi mini´«Ã½, la question s'est pos¨¦e de savoir ¨¤ quelle vitesse ce syst¨¨me pourrait ¨ºtre d¨¦ploy¨¦ ¨¤ l'¨¦chelle mondiale. L'objectif?? Sept mois pour un d¨¦ploiement complet.
??Nous nous demandions si cela ¨¦tait m¨ºme possible, raconte Chong Yee Lin. ? l'¨¦poque, l'entreprise ¨¦tait un peu plus petite et op¨¦rait dans 16?pays. Mais nous comptions 12?devises diff¨¦rentes et avions quelques contraintes linguistiques. mini´«Ã½ a collabor¨¦ avec nous pour nous dire ¡°oui, c'est faisable¡± en sept mois. Avec les applications concurrentes, cela aurait pris un an, voire plus. Et nous avons atteint nos objectifs.??
Les mises ¨¤ jour de mini´«Ã½, effectu¨¦es plusieurs fois par an, permettent aux applications d'Avago de b¨¦n¨¦ficier en permanence des derni¨¨res innovations. L'¨¦quipe de Chong Yee Lin avait une longue liste de requ¨ºtes concernant des modifications avant le d¨¦ploiement de mini´«Ã½. ??Le d¨¦lai de mise en ?uvre a ¨¦t¨¦ fix¨¦ ¨¤ deux ans??, pr¨¦cise-t-elle. Mais ¨¤ chaque mise ¨¤ jour, le d¨¦lai raccourcissait.
??Nous avons constat¨¦ que beaucoup des ¨¦l¨¦ments que nous consid¨¦rions comme souhaitables, voire essentiels, pouvaient ¨ºtre facilement activ¨¦s, explique-t-elle.?Certains ¨¦taient directement fourni avec la version initiale et d'autres devaient ¨ºtre configur¨¦s. Nous avions donc la possibilit¨¦ de d¨¦cider et de classer par ordre de priorit¨¦ les requ¨ºtes que nous pouvions satisfaire. Nous pouvions d¨¦cider au sein de notre ¨¦quipe quand activer les fonctionnalit¨¦s.??
Comme toute entreprise mondiale complexe, Avago dispose de multiples syst¨¨mes n¨¦cessitant une int¨¦gration. La capacit¨¦ de mini´«Ã½ ¨¤ harmoniser l'int¨¦gration a constitu¨¦ un autre argument de vente cl¨¦.
??L'un des objectifs de la mise en ?uvre ¨¦tait que les interfaces restent intactes, d¨¦clare Chong Yee Lin. Nous avions une liste de pr¨¨s de 20?interfaces qui alimentent diff¨¦rentes branches de l'entreprise. Les interfaces cl¨¦s sont reli¨¦es ¨¤ notre syst¨¨me ERP pour la prise en charge de la logistique d'approvisionnement et les achats. Nous disposions ¨¦galement d'interfaces alimentant la cr¨¦ation d'authentifications uniques (SSO) dans d'autres services de l'entreprise. Mais l'interface principale qui devait absolument subsister ¨¦tait celle de la paie.??
Dans l'ensemble, la mise en ?uvre sur le plan des fonctionnalit¨¦s RH et de l'interface s'est d¨¦roul¨¦e sans encombre et sans rupture d'interface. Y compris pour l'int¨¦gration critique dans les syst¨¨mes de paie locaux.
Tout-en-un
Apr¨¨s plus de trois ans d'utilisation, l'exp¨¦rience d'Avago avec mini´«Ã½ a permis d'identifier quelques avantages majeurs.
Chong Yee Lin affirme que l'entreprise a constat¨¦ des b¨¦n¨¦fices financiers d¨¨s le d¨¦but du d¨¦ploiement. Avago d¨¦couvre ¨¦galement les avantages du remplacement de nombreux syst¨¨mes par un seul.???Le syst¨¨me unique s'est r¨¦v¨¦l¨¦ facile ¨¤ entretenir et tr¨¨s avantageux, d¨¦clare-t-elle. La pr¨¦sentation et la convivialit¨¦ sont les m¨ºmes. Avant, les notes de frais ¨¦taient h¨¦berg¨¦es sur un syst¨¨me diff¨¦rent et le personnel devait se connecter diff¨¦remment. Maintenant, tout passe par la m¨ºme interface utilisateur.?Les informations relatives aux relations hi¨¦rarchiques des collaborateurs et au reporting des responsables pour approbation se trouvent toutes sur le m¨ºme syst¨¨me. Toutes les fonctions utilisent le m¨ºme workflow et aucune formation suppl¨¦mentaire n'est n¨¦cessaire.??
Avant mini´«Ã½, l'entreprise ¨¦tait incapable d'obtenir un d¨¦compte pr¨¦cis des effectifs mondiaux sans travail manuel. Les donn¨¦es devaient ¨ºtre saisies manuellement ¨¤ partir de feuilles de calcul provenant des diff¨¦rents pays. L'¨¦quipe de Chong Yee Lin pouvait saisir les donn¨¦es uniquement au rythme auquel elles arrivaient. ??Il arrivait donc que l'on n'obtienne pas le d¨¦compte exact ¨¤ un moment donn¨¦?? explique-t-elle. D¨¦sormais, un rapport sur les effectifs internationaux est disponible en permanence. ??Nous disposons ¨¦galement de la r¨¦partition par pays, du d¨¦compte des effectifs en temps r¨¦el, pr¨¦cise-t-elle. Vous pouvez facilement le segmenter par collaborateurs ou par intervenants ext¨¦rieurs. Les chefs de service peuvent rapidement consulter leur propre liste en temps r¨¦el.??
Les capacit¨¦s d'analyse en temps r¨¦el de mini´«Ã½ ont permis ¨¤ l'entreprise de disposer d'une vision globale et unifi¨¦e de certaines donn¨¦es critiques. ??Nous pouvons publier des rapports cl¨¦s sur le?tableau de bord afin que tous les responsables puissent les consulter ou que tous les partenaires RH puissent les utiliser comme rapport standard, d¨¦clare-t-elle. Ils sont utilis¨¦s lors du lancement de programmes majeurs.??
??L'avantage, c'est que nous pouvons d¨¦ployer des rapports ¨¤ l'¨¦chelle mondiale qui sont consultables par toute l'¨¦quipe de gestion des RH. Nous disposons d'une vue standard qui peut ¨ºtre segment¨¦e par r¨¦gion si n¨¦cessaire.??
mini´«Ã½ a aid¨¦ Avago ¨¤ g¨¦rer ses deux si¨¨ges sociaux ¨¤ Singapour et ¨¤ San Jose en permettant aux deux ¨¦quipes d'acc¨¦der aux m¨ºmes informations. ??Nous avons tellement de rapports crois¨¦s de l'Asie vers les ?tats-Unis et vice versa, remarque Chong Yee Lin. Par exemple, lorsque des programmes mondiaux sont d¨¦ploy¨¦s ¨¤ partir des ?tats-Unis, comme pour la r¨¦mun¨¦ration, nous avons de moins en moins de probl¨¨mes d'int¨¦grit¨¦ des donn¨¦es qu'auparavant. Et d¨¨s le d¨¦part, les responsables et les collaborateurs ont acc¨¨s ¨¤ leurs donn¨¦es.??
Pr¨ºts pour l'avenir
L'entreprise d¨¦couvre ¨¦galement les avantages des fonctionnalit¨¦s mobiles de mini´«Ã½. Elle utilise maintenant la technologie mobile pour enregistrer les re?us et voient le potentiel de cette m¨¦thode pour de nombreuses autres utilisations. ??La mobilit¨¦ est un domaine sur lequel nous voulons nous concentrer davantage, d¨¦clare Chong Yee Lin. C'est vraiment un plus de pouvoir consulter les rapports du tableau de bord sur un iPad ou un t¨¦l¨¦phone portable.?? Elle per?oit ¨¦galement le caract¨¨re avantageux de l'obtention des autorisations de la direction sur les appareils mobiles. Au lieu de se contenter de consulter les informations, les responsables peuvent y donner suite facilement, au moment qui leur convient.
En outre, l'¨¦quipe RH peut consacrer son temps ¨¤ des t?ches plus strat¨¦giques. ??D¨¦sormais, il n'y a plus de saisie manuelle, dit-elle. Au sein du service RH, nous avons le sentiment d'avoir plus de contr?le, car nous n'avons pas ¨¤ demander de configurations sp¨¦ciales. Nous disposons d¨¦sormais de cette capacit¨¦ et nous pouvons nous associer au service IT pour des travaux d'interface plus strat¨¦giques.??
??Pour l'instant, notre r?le est encore un peu tourn¨¦ vers les t?ches administratives. Mais je pense que mini´«Ã½ nous repositionne pour que nous soyons davantage centr¨¦s sur les questions strat¨¦giques??, d¨¦clare-t-elle.
??Le changement suscite g¨¦n¨¦ralement une certaine r¨¦sistance, mais notre exp¨¦rience montre que l'on peut facilement la surmonter, conclut-elle.?Nous pensions que la conduite du changement serait un d¨¦fi consid¨¦rable, mais cela s'est d¨¦roul¨¦ de mani¨¨re fluide.?? ce stade, pas de nouvelles, bonnes nouvelles.??