人事システムの概要
人事システムとは、人財、プロセス、データを単一のプラットフォームで管理するシステムのことです。人事システムを使用して、採用プロセスの処理、休暇管理、给与计算を行うことにより、リーダーはワークフォースに関するインサイトを得ることができます。このガイドでは、人事システムの概要、人事システムの仕組み、ビジネスニーズに適した人事システムの選択方法について説明します。
ワークフォースをスマートに管理するための人事システム
採用プロセスのスピードが速く、さまざまなメンバーが異なる地域や時間帯で業務を行っている場合、人事業務が複雑になる可能性があります。増え続けるフリーランサーや契約社員の管理によって業務がさらに複雑なものになるため、手作业で管理するのは困難です。休暇、给与计算、福利厚生を管理する担当者やチームが、手動のプロセスや古いデータ/ツールを使用している場合、こうした問題はさらに深刻になります。ワークフォースの規模が拡大するにつれて、手動プロセスの信頼性が低下する可能性があります。
人事システムを導入すれば、こうした変動的な要素をひとつの場所に集約することができます。人事システムは、ワークフォース データを一元的に可視化し、人事業務をサポートするツールを提供します。これにより、人事業務の制御性を高め、自動化を通じて作業時間を削減できるようになります。
重要なポイント
- 人事システムにより、採用、给与计算、福利厚生、パフォーマンスに関する業務を 1 か所で管理し、手作业をなくして業務効率を高めることができます。
- 2000 年代にビジネス環境が複雑になったことに伴い、人事システムは紙ベースのツールからクラウドベースの柔軟なプラットフォームへと進化しました。
- 人事情报システム、人財管理システム、人事管理システムなど、人事システムにはさまざまなものがありますが、これらのシステムには、チームの規模や目標に合わせた各種の机能が用意されています。
- 最新の人事プラットフォームは、スケーリング、自动化、インテグレーションを安全に処理できるように设计されています。
- 人事システムの导入を成功させるには、最初の时点で、入念なプランニング、クリーンなデータの準备、チームのトレーニング、部门横断的なコラボレーションを行う必要があります。
- mini传媒 ヒューマン キャピタル マネジメントには、リアルタイムのデータ、カスタマイズ可能なワークフロー、ワークフォースとともに成長するツールが用意されているため、スマートな方法で人財を管理することができます。
「公司にとって最大の资产は人财ですが、古いシステムを使用している场合、人财の片手を缚って仕事をさせているようなものです」
—、最高情报责任者、法务部门
人事システムとは
人事システムとは、社員に関するデータ、プロセス、パフォーマンスを管理するためのソフトウェアです。これは、スプレッドシートや手作业での事務処理に代わる中心的なプラットフォームで、人事業務に関するすべてのアプリとプロセスをひとつのシステムに統合します。人事システム ソフトウェアを導入することにより、ビジネスリーダーは、高品質のデータを迅速に活用して、ワークフォースに関するリアルタイムの問題の解決に多くの時間を割くことができるようになります。
强力な人事管理システムにより、以下に示す主要な人事业务を処理することができます。
- 新入社员の採用とオンボーディング
- 勤怠管理と休暇管理
- 给与管理と福利厚生管理
- パフォーマンスと能力开発の评価
人事システム ソフトウェアには主に 3 つのタイプがあり、それぞれビジネスニーズに応じてサポート レベルが異なります。
人事情报システム
人事情报システム (HRIS) は、社員データを保存し、基本的な人事業務をサポートするソフトウェアです。これらのシステムには、異なる範囲を持つソフトウェアのサブカテゴリがあります。たとえば、一部の HRIS プラットフォームはオペレーション型プラットフォームです。これらのプラットフォームは、勤怠管理や基本的な記録管理などのコア業務を処理します。また、分析ツール、コンプライアンス追跡ツール、各種ワークフローなど、人事プランニングを幅広くサポートする追加のツールが付属している包括的なプラットフォームもあります。
ヒューマン キャピタル マネジメント
人財管理 (HMC) システムは、中核的な人事業務と人財戦略を融合させるプラットフォームです。これらのプラットフォームには、基本的なツールだけでなく、ワークフォース プランニング、ラーニング、能力開発、後継者育成プランニングに関するツールなど、長期的な成長をサポートするツールも用意されています。これらのプラットフォームは、ビジネスの目標に合わせて人財戦略を策定する企業向けに設計されています。
人事管理システム
HRIS や HCM と同じ意味で言及されることが多い人事管理システム (HRMS) は、管理業務と戦略業務を統合するプラットフォームです。给与计算処理から高度な分析処理までが 1 つのパッケージに統合されている人事管理システムもあります。「HRMS」という総称を使用しているベンダーも存在するため、システムの内容を確認する必要があります。
人事システムの进化
现代の人事システムは、手作业の追跡ツールからワークフォース业务を自动化するクラウドベースのプラットフォームへと进化してきました。
デジタル人事システムの登場により、人事チームはどこからでも社員データにアクセスし、基本的なプロセスを実行できるようになりました。mini传媒 をはじめとする各種の人事システムにより、给与计算、能力開発、時間管理、福利厚生管理などの業務に費やす時間を削減しながら、その精度を高めることができるようになりました。
手动プロセスと最新のプラットフォームの比较
小规模な组织であれば、人事业务を手动で処理することもできますが、组织の规模が大きくなると手动では対応できなくなります。ビジネスが成长すると、それに伴って人财管理业务も复雑になっていきます。纸のフォーム、スプレッドシート、分散したツールを使用している场合、生产性が高い人事チームであっても、作业効率が低下してエラーや遅延が発生する可能性が高くなります。それに対して、最新の人事システムを使用すれば、すばやく正确に业务を処理できるため、リーダーはリアルタイムのデータに基づいて行动を起こすことができます。
手作业による人事プロセスと最新の人事システム ソフトウェアの主な違いを以下に示します。
オートメーション
手作业
反復的なデータ入力と人间による频繁な监视が必要になる。
先进的な
给与计算、オンボーディング、勤怠管理などの業務が自動化される。
インテグレーション
手作业
多くの场合、さまざまなツールが分散している、または用途が制限されている。
先进的な
データとプロセスがひとつのプラットフォームに统合される。
拡张性
手作业
チームの规模が大きくなると管理が难しくなる。
先进的な
さまざまな役割や地域にわたって拡大するビジネスに対応することを目的として设计されている。
データの精度
手作业
误字脱字や重复した作业が多い。
先进的な
検証、ワークフロー、データの一元化によってエラーが削减される。
コンプライアンス
手作业
変化する労働法や报告基準に準拠していないというリスクが発生する。
先进的な
組み込み型のコンプライアンス ツールと自動アップデート机能によってリスクが軽減される。
レポートとインサイト
手作业
可视性が限定的でレポート処理に时间がかかる。
先进的な
リアルタイムのダッシュボードとカスタマイズ可能なレポートにより、迅速な意思决定が促进される。
エンプロイー エクスペリエンス
手作业
待ち时间が长くなることが多く、自分でできることが限られる。
先进的な
セルフサービス机能とモバイル デバイスの活用により、ユーザビリティとエンゲージメントが向上する。
セキュリティ
手作业
物理的なファイルが原因で、データ损失やデータ侵害のリスクが高まる。
先进的な
エンタープライズグレードのセキュリティ机能とアクセス机能により、機密情報が保護される。
ご存知でしたか？
AI は、人事システムにおいて重要な役割を担っています。AI により、履歴書の審査業務の簡素化、社員の離職率の予測、ラーニング パスのパーソナライズ、定型業務 (休暇承認など) の自動化、リアルタイム分析によるワークフォースの傾向把握などを行うことができます。
最新の人事システムのメリット
チームの規模が拡大し、コンプライアンスに関する要求が高まるにつれ、適切な人事システムを導入しなければ、人事業務の円滑な運営が難しくなります。最新の人事管理システムを導入して各種のデータを接続すれば、人事プロセスの運営が円滑になります。mini传媒 などの強力な人事システムを導入すれば、以下のような効果が期待できます。
リアルタイム データに基づく適切な意思決定
最新の人事システムにより、ワークフォース情报を一元化して更新することができます。これによりビジネスリーダーは、データに基づいてタイムリーな意思决定を行うことができます。
空いている役割、チームのキャパシティ、離職率の傾向、今後のスキル ギャップをすばやく確認できるため、早期に対応したり、リソースを割り当てたりすることができます。また、必要に応じて優先順位を変更したり、今後の計画を立てたりすることもできます。
Telstra 社は、mini传媒 の統合人事システムを使用して、社員データに基づいて適切な人財を適切なタスクに割り当てています。「当社では、2 万以上のスキルを mini传媒 Adaptive Planning システムに保存しています」と、同社のトランスフォーメーション?コミュニケーション?人財担当エグゼクティブを務める Darren Fewster 氏は言います。「このツールを使用して、社員のスキルや認定資格、会社のニーズに基づき、四半期ごとに新しい優先順位の設定やタスクの割り当てを行っています。人財担当マネージャとして、自分のチーム メンバーや社内の他部署のメンバーの能力を把握していれば、適切なスキルを持っているメンバーを適切な優先事項に割り当てることができます」
迅速でスムーズなオンボーディング
最新の人事システムを使用すれば、オンボーディング業務を自動化し、役割別にカスタマイズすることができます。これにより、新入社員は入社日よりも前に、単一のダッシュボードでシステムにアクセスし、福利厚生に関する情報やトレーニング モジュールを確認することができます。その結果、人事担当者の作業時間が削減され、新入社員の準備が早期に整います。
たとえば、Advocate Health Staffing 社は、mini传媒 オンボーディングを使用して採用?入社プロセスの自動化と効率化を行い、人財配置までの期間を 9 日間から 5 日間未満に短縮しました。
强力なコンプライアンス管理とリスク管理
最新の人事システムにはコンプライアンス ツールと各種のアラートが組み込まれているため、規制の変化に迅速に対応することができます。たとえば、特定の州で病気休暇ポリシーが更新された場合、その影響を受ける社員に対して自動的にフラグが設定され、休暇の残日数が自動的に更新され、新しいルールが自動的に適用されます。
DATEV 社は、mini传媒 の人事プラットフォームを使用して、ドイツの人事要件 (特に、社員の休暇に関する要件) に対応しています。同社は、すべての社員データを人事プラットフォーム上に集約し、各部門と社員が年次休暇レポートを簡単に処理できるようにしています。社員は、セルフサービス机能を使用して、自分の休暇レポートを確認することができます。
エンプロイー エクスペリエンスの改善
社员は、日常的に使用するアプリと同様に、人事システムもシームレスなものであることを期待しています。最新の人事システムを使用すれば、社员自身が自分の情报を更新したり、休暇を申请したり、给与明细を确认したり、福利厚生に加入したりすることができます。これにより、メールの返信や书类作业の待机中に発生することが多い摩擦を减らすことができます。
タルサ郡は、mini传媒 の人事ツールを使用して给与计算処理にかかる時間を 50% 短縮しました。また、職員は人事担当者による監視やサポートを受けることなく、給与控除や休暇に関するレポートなどに自分自身でアクセスして更新できるようになりました。
人事システムの欠点と问题を解决
最新のソフトウェアを最大限に活用するには、ある程度の時間がかかります。また、適切な計画と新しいソフトウェアに適応する意欲も必要になります。最新のシステムを導入すれば、人事業務に関するさまざまな問題を解決できますが、その一方で、コスト、データ プライバシー、変更に関する新たな問題が発生します。ただし、こうした問題に備えることにより、問題の影響を軽減したり、完全に回避したりできるというメリットもあります。
初期费用とリソースへの投资
最新の人事システムを导入して操作方法を学习する场合、通常は多くの时间と投资が必要になります。
しかし、多くの場合、早期に投資を行うことにより、コンプライアンス リスクの軽減や意思決定プロセスの改善を通じて、将来的に投資の効果が出てきます。投資を軌道に乗せるためには、ビジネスの規模や予算に合ったソリューションを選定し、十分なトレーニングやサポートを受けながら、導入計画を立てる必要があります。
データ移行に関する问题
古いプラットフォームや手動のプロセスから新しいデジタル システムにデータを移行する場合、常にデータ損失やエラーのリスクが伴います。可能な限りデータを保護するため、データを移転する前に詳細なデータ監査を行う必要があります。また、現在のデータを整理し、人事テクノロジー ベンダーと緊密に連携してデータを適切にマッピングする必要があります。
変更に対する社员やマネージャの抵抗
多くの人は、たとえ適切に机能していないシステムであっても、使い慣れているシステムからは離れたくないと感じます。新しい技術を導入する場合、それまでの方法に慣れている社員からの抵抗を招く可能性があります。
社员が自信を持って新しいシステムを导入できるように、実践的なトレーニングを行う必要があります。たとえば、新しいシステムを导入すれば、人事部门による许可を待つことなく、自分自身で休暇申请をしたり给与明细をダウンロードしたりできるようになるということを社员に説明します。
スケーラビリティの制限
50 人のチームでは問題なく机能している人事システムも、規模が 500 人になると適切に机能しなくなる場合があります。ワークフォースの規模や複雑さが増すにつれて、ワークフォースのカスタマイズ机能、グローバル コンプライアンスへの準拠机能、高度な分析机能などの机能が必要になっていきます。プラットフォームを選択する場合、初期投資が多少高くなるとしても、将来的に必要になる机能を考慮する必要があります。導入するシステムのアーキテクチャは柔軟かどうか、アップデートは定期的に実施されるのかどうかを確認し、そのシステムをすでに導入している企業がどのようにシステムの規模を拡大しているのかを確認することをお勧めします。
セキュリティとデータ プライバシーに関する懸念事項
人事部門は、給与、業績、個人情報など、さまざまな機密データを保有しています。社員が、こうしたデータを単一のプラットフォーム上で管理することに躊躇するのは当然のことです。しかし、mini传媒 をはじめとする最新の人事システムには、暗号化机能や役割ベースの権限設定机能など、データを保護するための強力なセキュリティ机能が用意されています。定期的なセキュリティ監査机能と組み込み型のコンプライアンス ツールが付属している人事システムを選ぶことをお勧めします。
ご存知でしたか？
最新の人事システムの中には、機械学習机能を使用して潜在的な燃え尽き症候群のリスクを検出できるシステムもあります。こうしたシステムでは、継続的な残業、休憩時間の未取得、エンゲージメント スコアの急激な低下などのパターンが追跡され、何らかの問題があると思われる場合にはマネージャに対してアラートが発行されるため、燃え尽き症候群が発生する前にチームとしてサポートを行うことができます。
人事システムの导入方法
新しい人事管理システムを导入すると、チームの日常业务の进め方や重要な意思决定の方法が変わります。ソフトウェアの选定は、导入プロセスのほんの一部に过ぎません。新しい人事システムを、现在のプロセス、データ、社员に适切に统合することも必要になります。导入を成功させるための手顺を以下に示します。
1.?现在の人事プロセスをリストアップする
新しいシステムを導入する前に、採用業務、オンボーディング業務、给与计算業務、パフォーマンス追跡業務など、現在の業務をすべて文書化します。これは、現在の問題点、冗長なステップ、自動化可能な業務を特定するのに役立ちます。人事担当者や各部門のリーダーに話を聞き、どのような業務でサポートを必要としているのか、どのような業務で常に混乱が発生しているのかを把握します。この情報に基づいて、問題解決に役立つ人事システムを検討します。
2.ステークホルダーを早期に関与させる
财务チーム、IT チーム、各部門のマネージャ、法务チームは、人事チームと同じデータを使用している場合があります。インテグレーション要件やコンプライアンス要件に関する意見を収集するために、早い段階でこれらのステークホルダーを関与させることが重要です。各部門のニーズを満たすソフトウェアの設定や、エンドユーザー向けのトレーニング プログラムの開発などを担当する部門横断的な導入プロジェクト チームを立ち上げると、さらに効果的です。
3.データを準备する
データ监査を行い、重复しているフィールド、エラーが含まれているフィールド、欠落しているフィールドを特定します。次に、命名规则、职务名、场所データを标準化します。スプレッドシートや古いツールから切り替える场合は、データの再フォーマットと検証にかかる时间を计画する必要があります。データがクリーンな状态になっているほど、システムの导入が円滑に进みます。
4.ワークフローと自动化を设定する
新しい人事システムの導入に伴い、ワークフローの変更が必要になる場合があります。その場合は、新しいシステムに合わせて、最初の段階でプロセスを最適化する必要があります。たとえば、オンボーディング プロセスを自動化したり、テンプレートを使用してパフォーマンス レビューやコンプライアンス監査を標準化したりします。すべてを設定するまでに時間がかかる場合がありますが、最終的には多くの手作业をなくすことができます。
5.チームに対してトレーニングを実施し、新しいシステムのメリットを明确に伝える
人事システムを最大限に活用する方法を社员に伝えることが重要です。人事担当者が知っておくべきことと、各部门のマネージャが知っておくべきことは异なるため、それぞれの役割に応じて実践的なトレーニングを行う必要があります。各种のドキュメントに简単にアクセスできるようにして、质问の机会を提供します。新しいシステムの导入期间を通じて、新しいシステムによって何が変わるのか、社员の日常业务にどのように役立つのかを明确に伝える必要があります。
6オープンなフィードバックを収集する
新しい人事システムの使用を開始した場合、全員が同じ経験をする可能性は高くありませんが、実際の業務でシステムがどのように机能するかを知っておく必要があります。アンケートやミーティングなど、各部門に適した方法で、オープンなフィードバックを収集します。また、システムの導入率を追跡して、各チームはどの部分で苦労しているのかを確認します。このインサイトに基づき、システムに対するニーズを満たすようにトレーニングを改善します。
スマートな人財管理をサポートする mini传媒 の人事システム
人財を適切に管理するには、高い可視性とアジリティ、すべての段階で社員をサポートするツールが必要になります。mini传媒 は、人財データ、ワークフロー、分析机能がひとつのプラットフォームに集約された統合型人事システムです。新入社員向けのオンボーディングや次のリーダーシップ パイプラインのプランニングなど、やるべき業務は多くありますが、mini传媒 を導入すれば、自信を持って迅速に行動できるようになります。
mini传媒 は単一のシステムであるため、採用業務、ラーニング業務、パフォーマンス業務など、個別に管理されることが多い人事業務を接続し、リアルタイム データを意思決定に反映させることができます。その結果、人事チームは多くの時間を人財のサポートに費やすことができるようになります。
mini传媒 ヒューマン キャピタル マネジメントの主な机能
- 接続されたワークフォース データ: mini传媒 では、社員レコード、目標データ、报酬管理データ、フィードバック データがひとつのシステム上でリンクされるため、リーダーは各チーム メンバーの全体像を把握することができます。
- リアルタイムの可视性: 各部门のマネージャと人事チームは、最新のヘッドカウントと人财ギャップに関するデータにすばやくアクセスできます。
- 设定可能なワークフロー: カスタム ワークフローにより、オンボーディング、昇進、パフォーマンス レビューなどのプロセスをビジネスに合わせてカスタマイズすることができます。
- 社员向けセルフサービス: 社員は、給与明細の確認、详细情报の更新、休暇申請などをいつでも行うことができます。
- AI ベースのインサイト: mini传媒 の機械学習机能により、社員エンゲージメントの低下や離職リスクなどの傾向が特定されるため、早期に行動を起こすことができます。
- チームや地域を超えるスケーラビリティ: mini传媒 は、100 人の社員を管理する場合でも、複数の国にまたがる 10,000 人の社員を管理する場合でも、組織の規模や構造に合わせて適応します。
人事システムを行动につなげる
最新の人事システムは柔軟性が高く、AI ツールや高度な分析机能の導入によって継続的に進化しているため、常に変化するワークフォースに対応することができます。しかし、どんなに優れたシステムであっても、慎重な導入プロセスとチームの明確なコミットメントがなければ、期待する成果を上げることはできません。人事業務を人財にフォーカスした戦略的な業務に変革する準備ができたら、自社の目標に合わせて人財をサポートしながら、ビジネスとともに成長するシステムを選んでください。
常に先を见据えた人事部门を実现しましょう