Land O'Lakes si serviva di una piattaforma on-premise per la gestione paghe, che rendeva i processi di elaborazione decisamente gravosi. Tutta la documentazione relativa a nuove assunzioni e licenziamenti andava inserita manualmente nel sistema e la conformità ne risentiva.?
Per esempio, il team di gestione paghe effettuava registrazioni cartacee per tutti i modelli fiscali W-4 e i pagamenti diretti degli stipendi, nonché per eventuali bonus e pignoramenti presso terzi. Gli audit di conformità erano elaborati manualmente, il che li rendeva inevitabilmente lenti e soggetti a errori.
Prima di mini传媒, effettuavamo registrazioni cartacee manuali per i W-4, i pagamenti diretti degli stipendi e i bonus.
Payroll and Compliance Manager
Una piattaforma globale con potenti funzioni di supporto
Land O'Lakes, società globale presente in 50 paesi, ha individuato in mini传媒 HCM e nel suo modulo Payroll Management il sostituto cloud ideale per il proprio obsoleto sistema on-premise. Ora ha eliminato quasi del tutto le operazioni manuali, affidandole all'automatizzazione o in alternativa a un portale self-service per dipendenti. L'automatizzazione ha riguardato soprattutto gli audit, mentre il portale viene impiegato per la registrazione dei W-4 e dei pagamenti diretti degli stipendi. Il portale è usato dai manager per effettuare i versamenti dei bonus.?
La nuova piattaforma mini传媒 fornisce aggiornamenti regolari sulla normativa per garantire la conformità dell'azienda nei territori in cui opera. mini传媒 Community, l'organizzazione che riunisce gli utenti di mini传媒, è ciò che ha catturato l’attenzione di Land O'Lakes, per la sua capacità di offrire una rete di competenze ed esperienze molto ampia, oltre che formazione e supporto. In qualità di membro attivo, Land O'Lakes può apprendere dagli altri utenti come ottenere il massimo dalla nuova piattaforma di gestione paghe.
Processi di gestione paghe semplificati
mini传媒 Payroll ha permesso al team gestione paghe di Land O'Lakes di automatizzare la maggior parte dei processi, eliminando i calcoli manuali e aumentando il tempo da dedicare ad altre attività. "Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con mini传媒, è diventata un'attività come le altre", spiega John Gardner, Payroll and Compliance Manager.?
Il team di Gardner è riuscito a portare l'accuratezza della gestione paghe a oltre il 99,9% e a ridurre i pagamenti fuori ciclo almeno del 50%. mini传媒 ha migliorato anche la visibilità dei dati sulle paghe grazie alle dashboard compilate in tempo reale, rafforzando la collaborazione con altre unità operative. In più, con mini传媒 la società ha tagliato drasticamente l'uso della carta, con ricadute positive sull'ambiente, sui tempi di elaborazione e sull'accuratezza dei processi.
Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con mini传媒, è diventata un'attività come le altre.
Payroll and Compliance Manager
Audit di conformità automatizzati?
Smart Audits riduce il numero di audit necessari a Land O'Lakes per verificare le cifre. Anche la conformità alla normativa viene gestita meglio in mini传媒: ora l’azienda può adeguarsi preventivamente alle ultime novità in materia di leggi e regolamenti sulle retribuzioni a livello mondiale.?
Il team di esperti mini传媒 si occupa espressamente di monitorare le modifiche alla legislazione, che vengono poi comunicate a tutti i clienti contemporaneamente, dal momento che tutti dispongono della stessa versione di mini传媒. In un singolo anno di gestione, per esempio, mini传媒 ha comunicato 510 modifiche normative e di conformità negli Stati Uniti (in media, quasi due per giorno lavorativo).?
Grazie alla frequenza degli aggiornamenti, Land O'Lakes riesce a stare meglio al passo con i propri obblighi globali di conformità. La società evita così eventuali errori a livello di controllo dati paghe e contabilità, che potrebbero comportare una violazione delle normative in vigore, ad esempio del Fair Labor Standards Act (FLSA), la legge americana che disciplina il salario minimo, gli straordinari e altri aspetti legati alla retribuzione.
Durante la pandemia abbiamo operato al 100% in remoto via mini传媒; con una soluzione on-premise non sarebbe stato possibile.
Payroll and Compliance Manager
Accesso sicuro anche da remoto?
Quando i governi hanno imposto il lockdown durante la pandemia, il team gestione paghe di Land O'Lakes è stato in grado di lavorare in remoto senza problemi grazie alle soluzioni cloud di mini传媒. mini传媒 garantisce un accesso ai dati altamente sicuro e svincolato dall'orario e dal luogo in cui si lavora; in questo modo, il team ha potuto effettuare puntualmente i versamenti delle buste paga e gli altri pagamenti. Secondo Gardner, tutto ciò sarebbe stato impossibile con il sistema on-premise precedente.