?Qu¨¦ es un sistema de gesti¨®n de proveedores?
Un sistema de gesti¨®n de proveedores (VMS) es una soluci¨®n de software que le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de sus colaboradores externos, incluidas las tareas de b¨²squeda, contrataci¨®n, gesti¨®n y facturaci¨®n, generaci¨®n de informes y salida de la empresa. Esto empodera a los m¨¢nagers de programas para gestionar los costes, la eficiencia, la calidad y el riesgo en una sola plataforma.
?Qu¨¦ es un proveedor?
En t¨¦rminos generales, un proveedor es alguien que suministra productos y servicios. Ya sea un particular o una empresa, el proveedor proporciona algo de valor que el comprador necesita para lograr sus objetivos.?
En el contexto de la gesti¨®n de la fuerza laboral, un proveedor se refiere a quienes recurren a la tecnolog¨ªa VMS, lo que incluye agencias de empleo por contrato, proveedores de servicios y colaboradores externos. Es decir, el t¨¦rmino "proveedor" designa a quienes proporcionan las personas o el talento que constituye la fuerza laboral externa de una empresa.
?Qu¨¦ es un colaborador externo?
Un colaborador externo es cualquier persona que trabaja en nombre de su empresa pero no es un empleado directo de ella. Algunos ejemplos comunes son los empleados eventuales, los consultores, los trabajadores espor¨¢dicos y los aut¨®nomos.
Es importante se?alar que las personas y las empresas a veces utilizan t¨¦rminos diferentes para referirse a los colaboradores externos. Por consiguiente, al hablar de su talento externo, puede ser ¨²til aclarar a qu¨¦ grupo se refiere.
?Por qu¨¦ necesita un sistema de gesti¨®n de proveedores?
Un VMS le ofrece la posibilidad de acceder f¨¢cil y r¨¢pidamente a la informaci¨®n de los no empleados para que pueda tomar decisiones m¨¢s r¨¢pidas y acertadas, con m¨¢s confianza. Esto incluye decisiones de alto valor relacionadas con la forma de buscar, captar, gestionar y pagar a sus colaboradores externos y a la fuerza laboral en general.?
El software de gesti¨®n de proveedores tambi¨¦n puede ser una poderosa herramienta para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de su empresa. Si no hay una forma de seguir y registrar f¨¢cilmente el tipo de empleados y otros datos relacionados con su fuerza laboral externa, la existencia de trabajadores eventuales puede crear lagunas cr¨ªticas y plantear riesgos tanto para las finanzas como para la reputaci¨®n de la empresa.
A medida que aumenta la fuerza laboral extendida, una soluci¨®n de gesti¨®n es clave para crear y llevar a cabo una estrategia de fuerza laboral extendida. Aunque estas soluciones suelen ser utilizadas por el equipo de la oficina de gesti¨®n de programas (PMO) para ayudar en las tareas de gesti¨®n cotidianas, los datos recopilados pueden utilizarse en toda la empresa. Por ejemplo, los equipos de RRHH, finanzas y TI pueden acceder f¨¢cilmente a la informaci¨®n y analizarla, lo que permite una planificaci¨®n de la fuerza laboral y una estrategia interactivas.
?Cu¨¢les son las ventajas de un sistema de gesti¨®n de proveedores?
Al empoderarle para aprovechar m¨¢s eficazmente la fuerza laboral externa, un VMS puede ayudar a la empresa a hacer frente a los r¨¢pidos cambios del sector, cubrir las carencias de skills y atraer al mejor talento, todo ello en un solo system of record (SoR).?
Estas son algunos de las ventajas del software de gesti¨®n de contratistas:?
Optimizaci¨®n y automatizaci¨®n de procesos manuales tediosos
Mayor visibilidad de todos los tipos de fuerza laboral
Impulso de la contrataci¨®n y expansi¨®n de los grupos de talento
Gesti¨®n del cumplimiento normativo y reducci¨®n del riesgo
Optimizaci¨®n de los procesos de incorporaci¨®n y salida
Simplificaci¨®n de la facturaci¨®n y reducci¨®n de costes
Fomento del crecimiento global
"mini´«Ã½ VNDLY ha mejorado dr¨¢sticamente la visibilidad de nuestros colaboradores externos. Ahora conocemos el n¨²mero y la ubicaci¨®n de los trabajadores, la cantidad de gastos que estamos gestionando y los proveedores que apoyan el programa. Adem¨¢s, disponemos de s¨®lidas capacidades de elaboraci¨®n de informes para la previsi¨®n de la fuerza laboral".
¡ªDirector of Strategic Sourcing, College Board
?Qu¨¦ funcionalidades tiene un sistema de gesti¨®n de proveedores?
Aunque las capacidades exactas pueden variar de un proveedor a otro, las funcionalidades t¨ªpicas del software de gesti¨®n de proveedores suelen incluir la gesti¨®n de proveedores, la distribuci¨®n de pedidos, la facturaci¨®n consolidada, la mitigaci¨®n de riesgos, el seguimiento de headcount y mejoras significativas en la capacidad de elaboraci¨®n de informes con respecto a los sistemas y procesos manuales.
En la actualidad, estos sistemas ya suelen incluir en su ¨¢mbito de aplicaci¨®n la gesti¨®n de consultores y servicios externalizados bajo declaraciones de trabajo (SOW). Debido a este mayor ¨¢mbito de los servicios, podr¨ªa haber proveedores de VMS que se refieran a un "sistema de fuerza laboral extendida" o una "plataforma de fuerza laboral extendida" para describir sus servicios.
C¨®mo gestionar el cumplimiento normativo global con un sistema de gesti¨®n de proveedores
Un VMS es una valiosa herramienta para la fuerza laboral global actual, en la que los directivos gestionan cada vez m¨¢s equipos en distintos pa¨ªses. Dado que la normativa local puede variar en gran medida de un pa¨ªs a otro, es importante contar con ayuda para gestionar los requisitos de facturaci¨®n, la legislaci¨®n laboral, la normativa sobre datos y otras cuestiones relacionadas con el trabajo a escala global.?
Para ayudar a gestionar el cumplimiento normativo global, una soluci¨®n de gesti¨®n de proveedores debe ofrecer robustas funciones que ayuden a entender las capacidades de facturaci¨®n global, las estructuras fiscales de cada pa¨ªs, la facturaci¨®n en moneda local, los complejos c¨¢lculos de tarifas y la legislaci¨®n laboral local.??
Entre las ventajas que el software de gesti¨®n de la fuerza laboral externa aporta a la empresa global se encuentran:
Evitar sanciones y multas, mediante funciones clave id¨®neas para las necesidades globales.
Elaborar informes sencillos sobre datos integrales de colaboradores externos, independientemente de la categor¨ªa, el tipo de contrato, el departamento o la ubicaci¨®n.
Centralizar la informaci¨®n de varios pa¨ªses para tomar decisiones basadas en datos y reducir el riesgo.
?Por qu¨¦ es importante la seguridad en un sistema de gesti¨®n de proveedores?
Si est¨¢ evaluando un VMS, es fundamental tener en cuenta la seguridad. La contrataci¨®n de varios tipos de empleados entra?a riesgos en materia de cumplimiento normativo y seguridad que pueden ser dif¨ªciles de abordar sin la tecnolog¨ªa adecuada.
Dado que los sistemas de gesti¨®n de proveedores registran y almacenan informaci¨®n personal de los empleados (as¨ª como datos relacionados con su empresa y con sus partners), estos sistemas se rigen por normas extremadamente estrictas en todo el sector de VMS, as¨ª como en los pa¨ªses en los que trabajan sus empleados. Aseg¨²rese de que su sistema de gesti¨®n de proveedores incorpora todo tipo de mecanismos de seguridad t¨¦cnicos para proteger sus datos. Estos controles de seguridad deben ser validados por terceros de confianza.
Conecte su sistema de gesti¨®n de proveedores a la gesti¨®n de capital humano
Cada vez son m¨¢s las empresas que recurren a una variada combinaci¨®n de empleados para realizar su trabajo, incluidos contratistas, proveedores de servicios, proveedores a trav¨¦s de plataformas e incluso bots. La fuerza laboral ya no est¨¢ compuesta ¨²nicamente de empleados asalariados a tiempo completo. Como resultado, muchas de las empresas actuales necesitan una estrategia m¨¢s integral de gesti¨®n de la fuerza laboral, que tenga en cuenta a todos los tipos de empleados y colaboradores.
Dado el cambio continuo en la din¨¢mica de la fuerza laboral, la conexi¨®n entre su sistema de gesti¨®n de proveedores y la soluci¨®n de gesti¨®n de capital humano (HCM) puede ser una herramienta inestimable para crear una visibilidad completa de la fuerza laboral y eliminar las fuentes de informaci¨®n aisladas. La conexi¨®n entre VMS y HCM permite que los datos fluyan f¨¢cilmente entre los sistemas, lo que crea un enfoque ¨¢gil y unificado que contribuye a la eficacia de toda la fuerza laboral.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las soluciones de VMS y HCM se pueden conectar. Y algunas integraciones son m¨¢s eficaces y f¨¢ciles de utilizar que otras. Es una capacidad importante a tener en cuenta a la hora de evaluar las opciones tecnol¨®gicas de su fuerza laboral.
Componentes de un sistema de gesti¨®n de proveedores eficaz
Aunque los componentes concretos de un software de gesti¨®n de colaboradores externos pueden variar, existen ciertas funcionalidades que pueden combinarse para crear un VMS realmente eficaz. Estos son algunos de los componentes importantes:
Gesti¨®n de la fuerza laboral extendida.
Las capacidades relacionadas con la gesti¨®n de la fuerza laboral extendida permiten a su empresa gestionar m¨¢s eficazmente el ciclo de vida integral de sus empleados externos, incluidas las fases de b¨²squeda, incorporaci¨®n, gesti¨®n, facturaci¨®n y salida de la empresa. En ¨²ltima instancia, estas funcionalidades le permiten gestionar, planificar y analizar mejor las necesidades y los gastos de los colaboradores externos.
Declaraci¨®n de trabajo (SOW).
Las funcionalidades SOW proporcionan las herramientas necesarias para asignar y cumplir los requisitos relacionados con las SOW de colaboradores externos, empoder¨¢ndole para gestionar proyectos complejos en una sola ubicaci¨®n. Gracias a las funcionalidades SOW de los VMS, podr¨¢ asegurarse de que cuenta con los colaboradores externos que necesita para ejecutar satisfactoriamente un proyecto.?
Gesti¨®n de perfiles de empleados.
Gracias a las capacidades de gesti¨®n de perfiles de los empleados, podr¨¢ identificar r¨¢pida y f¨¢cilmente la informaci¨®n b¨¢sica que necesita para tomar decisiones fundamentadas relacionadas con su programa de fuerza laboral extendida. Ahorre tiempo y dinero asegur¨¢ndose de que su equipo sabe d¨®nde est¨¢ cada persona y durante cu¨¢nto tiempo, as¨ª como el coste de la mano de obra.
El rol de la IA en el software de gesti¨®n de proveedores
Los proveedores de sistemas de gesti¨®n de proveedores adoptan cada vez m¨¢s el machine learning y otras estrategias impulsadas por la IA para mejorar los procesos, aumentar el desempe?o de los equipos y descubrir d¨®nde ahorrar costes. Las tareas relacionadas con el reclutamiento son un buen ejemplo. ?Las herramientas de machine learning de un VMS pueden utilizarse para ayudar a los equipos de RRHH y aprovisionamiento a identificar r¨¢pidamente a los candidatos que mejor se adapten a sus necesidades, teniendo en cuenta los requisitos de experiencia y salario. Al automatizar y simplificar los procesos de RRHH, la IA puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, con lo que los responsables de RRHH y aprovisionamiento tendr¨¢n la posibilidad de centrarse en tareas m¨¢s importantes.